IT人材のためのキャリアライフスタイルマガジン

選考辞退メールの「件名/本文/理由例/署名」の書き方と例文

転職ノウハウ

就活での選考をどう断れば良いか?転職活動や就活をしているとこんな事ありますよね。選考辞退の連絡をすれば良いのですが電話かメールか迷いますよね。今回は選考辞退をする方法はメールと電話どっちが良いかやメールで辞退する場合の書き方と例文をご紹介します。

更新日時:

選考辞退をする場合の考え方や方法

選考辞退をする場合断りの電話やメールを入れた方がいいのでしょうか。ここの項目では選考辞退をする場合の考え方や方法について考えていきましょう。

選考辞退する場合は必ず断りを入れる事

選考を辞退する場合は連絡は必ずいれなくてはいけません。面接をしてくれる企業に迷惑が掛かってしまいます。連絡をしないと面接に来る予定のあなたが来ない事を心配し電話をしてくるかもしれません。 そんな気まずい思いをしてしまうのなら先に電話やメールなどで連絡をして必ず選考辞退をしたいと連絡をしましょう。そうすれば面接してくれる企業に手間もかけませんし、理解してもらえます。必ずお断りの連絡は何らかの手段でするようにしましょう。

面接当日のドタキャンは恥ずかしい行為

面接当日まで連絡をする人がたまにいますが、良くありません。面接当日のドタキャンは面接先企業にとても迷惑な行為ですし、社会人としても恥ずかしい行為です。そのため面接当日のドタキャンはしないようにしましょう。

選考辞退は早めにする事

面接先の企業に迷惑を掛けないためには、選考辞退の考えが決まったら早めに連絡を入れるべきです。それが社会人としての礼儀です。

本来なら電話で断るのが礼儀

本来ならばメールよりも電話で選考辞退の連絡を入れるべきなのです。しかし企業の人事担当者も忙しいのでいつでも連絡して良いわけではありません。ではいつならば問題なく電話に出てくれるのでしょうか。

電話で選考辞退なら昼休み前後は避ける

では電話で選考辞退をするならばいつにすべきでしょうか。答えは「昼休み前後以外の時間に電話をする」です。 昼休み前後は人事担当者も休憩に出ている事が考えられるためこの時間に電話おを掛けても電話に出られないでしょう。 そのため電話で選考辞退をする場合は昼休み前後の時間に電話しましょう。他にも連絡をする時に気を付けるべき時間帯があります。

朝礼時間と営業終了後は連絡しない

朝礼時間と営業終了後の時間は連絡をしないようにしましょう。この時間は一番忙しい時間でもあります。営業終了後は人事担当者も帰宅する時間なので連絡をされても迷惑です。 そのため朝礼時間と営業終了後は連絡をしないようにしましょう。

選考辞退はメールでも問題はない

選考辞退の方法は電話で断る方が礼儀ですが、メールで選考辞退をしても特に失礼に当たるというわけではありません。実はメールで選考辞退した方が良い事もあります。そのメリットをいくつかお話しします。

メールで選考辞退をする場合の3つのメリット

①人事担当者不在でも読まれるメールの方が確実

電話の場合、人事担当者が離席していたり外出していると選考辞退の話ができません。また忙しい人事担当者から見ても、わざわざ電話で話す必要は特にないのです。 選考辞退する事は特に珍しい事ではないためメールで選考辞退をしても、特に問題は無いのです。

②メールで選考辞退の方が手違いが起きなくて済む

例えば電話による選考辞退の話をするため電話で担当者に選考辞退をしたいと話したのにその話がなにかの手違いで選考辞退として話が通っていなかった場合、会社側の手違いとはいえ迷惑をかけてしまいます。 こうした手違いを起こしやすいのが電話による連絡です。言ったのに言ってないなどのトラブルに発展する可能性のある電話よりはメールでの選考辞退をしたほうが良いのです。

③選考辞退の連絡をした事がメールだと一目でわかる

電話だと選考辞退の話が形に残りませんが、メールによる選考辞退の場合はメールとして形に残りますので選考辞退をした事が一目で分かりますよね。 そのため選考辞退する場合はメールの方が人事担当者不在でも見られますし、形としても残るのでメールによる選考辞退の方が確実なのです。

選考辞退のメールの書き方

それではここからは選考辞退のメールの書き方を以下に詳しく解説していきます。参考にして書いて見ましょう。

件名・会社名・担当者名の書き方

メールには件名と宛名を記載するのが礼儀です。件名と会社名と担当者名の書き方を解説していきます。

①件名

件名には「面接辞退のお願い」「面接辞退します。」と簡潔に短くして書きます。名前も忘れないようにしましょう。 新卒就活の選考辞退の場合は大学名や学部も載せます。

②会社名

本文の前に会社名を書きましょう。

③担当者名

会社名の後に人事担当者名を書きましょう。

本文の書き方

本文に書くべき内容を以下に詳しく解説していきます。

①面接日の日付

選考面接の日付を書きます。 書類選考中の場合は面接日の日付は不要です。

②辞退する趣旨の文面

辞退する趣旨の文面を丁寧に書きます。

③謝罪の意を示す文面

謝罪の気持ちを丁寧に書きましょう。

④辞退する理由

辞退する理由を書きます。

辞退理由例

選考辞退のメールの辞退理由をいくつか挙げていきます。特に詳しい内容を書く必要はありませんので、簡潔に相手に辞退する事が伝われば問題ありませんので、以下を参考にしてみましょう。

①一身上の都合によるもの

②他社に内定をいただいたため

③諸般の事情により

④検討した結果

署名の書き方

署名の書き方を解説していきます。

①名前

あなたの名前をフルネームで書きます。 新卒の場合は大学名・学部・名前を書きましょう。

②住所

あなたの住所を記載します。

③電話番号

電話番号を書きます。携帯しか持っていないならば携帯番号で問題ありません。

④メール

あなたのメールアドレスを記載します。間違いやすいのでメールアドレスは間違いないか確認しましょう。

選考辞退メール例文

選考辞退メール書き方を参考に選考辞退メールを作成してみました。選考辞退する時の参考にしてみてください。

例文①

件名:【面接辞退のお願い 田中太郎】 【本文】 〇〇商事株式会社 品川様 11月11日11時より面接のお時間を頂戴しております 田中太郎です。 大変申し訳ありませんが、この度面接を辞退させて頂きたく、失礼とは思いましたがメールをさせていただきました。 お忙しい中、面接日程まで調整して頂いたのに、大変申し訳ございません。 大変お手数をおかけし、申し訳ございませんが 何卒よろしくお願いいたします。 ======================= 田中太郎 〒123-4567 埼玉県さいたま市1-2-3ヤマダハイツ102 TEL:090-1234-5678 MAIL:123tanaka.taroo@gmali.com =======================

例文②

件名:選考辞退のご連絡:埼玉大学田中太郎 株式会社◯◯商事 人事部 山下様 お世話になっております。 埼玉大学経済学科の田中太郎と申します。 12月1日18時から2次面接の予定でしたが、 諸般の事情により面接を辞退させて頂きたく、ご連絡を差し上げました。 せっかく2次面接のお時間をいただいたのに、大変申し訳ございません。 どうぞご了承くださいませ。 末筆ながら貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。 ====================== 埼玉大学経済学科 田中太郎 〒123-4567 埼玉県さいたま市1-2-3ヤマダハイツ102 TEL:090-1234-5678 MAIL:123tanaka.taroo@gmali.com ======================

例文③

件名:【書類選考辞退のお詫び】田中太郎 株式会社◯◯商事 人事部 吉田様 お忙しいところ、メールにて失礼いたします。 田中太郎と申します。 現在書類選考をして頂いておりましたが、 他社から内定をいただき、悩みましたが内定を受ける事にいたしました。 申し訳ございませんがご辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。 選考にお時間をいただいておきながら、大変申し訳ありません。 心よりお詫び申し上げる次第です。 何卒ご了承いただきたくお願い申し上げます。 また、メールでのご無礼をお許し下さい。 末筆ながら貴社のご発展と社員皆さまのご多幸をお祈り申し上げます。 ====================== 田中太郎 〒123-4567 埼玉県さいたま市1-2-3ヤマダハイツ102 TEL:090-1234-5678 MAIL:123tanaka.taroo@gmali.com ======================

選考辞退の理由の考え方と返信の仕方

選考辞退の理由をメールの返信で詳しく聞かれる事もあるかもしれません。もしも聞かれた場合はどのように答えるべきでしょうか。選考辞退の理由の考え方を解説していきます。

選考辞退の理由を話したからと言って引き止められる事は無い

選考辞退の理由は正直に答える必要はありませんし、理由を話したからといって引き止められる事も無いでしょう。そのため選考辞退の理由は難しく考えずに無難な理由で返信すると良いでしょう。

おわりに

いかがでしたか。今回は選考辞退の方法は電話とメールどっちが良いのか、選考辞退のメールの書き方と例文の解説をしてきました。選考を辞退する場合はメールの方が人事担当者が離席や外出していた場合でも対応できますのでメールの方が確実に選考辞退する意思が伝わるという事分かりましたね。 選考辞退の理由についても詳細を聞かれる事は無いので、理由は難しく考えず波風立てない無難な理由を伝えれば問題なく済むでしょう。 選考辞退をする事で面接先の企業の人事担当者に迷惑が掛かるからと言って、そのままにせず早め早めに行動して選考辞退を伝える方が後々面倒な事にならなずに済みますので、早めに行動して選考辞退を伝えましょう。

もうビジネスメールで迷わないために読みたい一冊

選考のメール1つとっても、知らないマナーがたくさんありますよね。 ビジネスメールのマナーの中から押さえておきたいマナーについてまとめた本が「誰も教えてくれなかった ビジネスメールの書き方、送り方 」です。 ビジネスメールを勉強して、大事な場面で大切な人に失礼のないメールを書ける人になりましょう。

関連タグ

アクセスランキング