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不快を与えない内定辞退メールの書き方・例文|7つの要点で内定辞退の意思と感謝、謝罪の旨を伝えよう

就活ノウハウ

志望度の高い企業の最終面接を残している人の中には、いくつか内定を抱えていたり、その承諾の期限が迫っていたりと、優先順位を決めなくてはならない局面にいる就活生がいるでしょう。この記事では内定辞退メールの書き方ついて解説します。内定辞退を伝える際には、良好な関係のまま辞退できるよう、正しいメールの書き方を学びましょう。

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円満に済ませる内定辞退連絡の「ルール」

この記事では内定辞退メールの書き方を説明しますが、まずは内定辞退を「電話」で伝えましょう。メールだけですとあっさりしていて、時間を割いてくださったこと、自分を選んでくださったことに対して失礼になります。電話で伝えてから、念を押してメールで伝えるようにしましょう。 [内定辞退連絡の流れ] 内定辞退はできるだけ早く 電話で伝える その後にメールを送り、重ねてお詫びをする 「内定辞退の電話のかけ方」についてはイッカツマガジンの他の記事で解説していますので参照してくださいね。

伝える際の注意点・ポイント

内定辞退を伝える際には、曖昧さや意思のゆらぎを見せないようにしましょう。悩んでいる様子を見せてしまいますと、「悩んでいる理由」を聞かれ、その理由を解消しようと先方が努力しとしてくる場合があります。そうしますと、内定辞退がうやむやになってしまうので、確固たる意思を持って内定辞退を伝えましょう。 また、内定理由は聞かれないのであれば、明確に明かさないで良いです。聞かれたら正直に答えましょう。

円満に済ませる内定辞退メールの「書き方」

メールの準備は手順を踏んでおこないましょう。メールアドレス、件名、署名をつくっておきます。

「メールアドレス」はビジネスに相応しいものを使う

差出人のメールアドレスは職場で目に触れるものです。学生の皆さんは、社会人として相応しいメールアドレスを用意しておくことが必要ですよ。アニメキャラクターや、アイドルの名前などが目立つようなものはさけましょう。

「件名」は内容が伝わるもの

一目見て内容がわかるタイトルをつけます。社会人は1日100通以上もメールを受信していますから、必ず目に触れるような件名にするのです。本文を開けなくてもわかるよう、大学名と名前をいれておくことをお勧めします。 件名 採用内定辞退のお詫び 〇〇大学 一括 美玲

「署名」では誰なのか情報を詳しく載せる

メール本文の末尾には、署名を入れることがマナーです。大学名、所属や学科、氏名、住所および連絡先を列記した署名を、就活の機会に作っておくと良いでしょう。 /_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/ ○○大学△△学部××学科 一括 美玲(自分の氏名) 〒000-0000 東京都××市○○2-3-4 TEL 090-1111-1111 Mail ○○@○○.jp /_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/

7つの要点で内定辞退の意思と感謝、謝罪の旨を伝えよう

文面では、辞退の意思と理由を述べますが、ここでは理由については簡潔でかまいません。電話連絡を先にしている際、口頭で伝えていることもありますし、他の会社のことや志望順位のことを細かく述べる必要はありません。 ①自身の適性をあらためて鑑みた結果 ②自身の希望職種をあらためて鑑みた結果 ③宛名は、会社名を正しく書き、これまでお世話になった採用担当者の所属から、氏名を書きましょう。 本文は以下のようなフォーマットに当てはめてまとめます。 ①感謝(内定を頂いたお礼) ②内定辞退の意思 ③理由 ④謝罪 ⑤電話連絡での承諾のお礼、電話に呼び出したことへの謝罪 ⑥感謝(就職活動を通してお世話になったことへのお礼) ⑦結び(相手の発展を祈る)

内定辞退の正しいメール例文

件名 採用内定辞退のお詫び  〇〇大学 一括 美玲 株式会社イッカツマガジン 人事課 採用担当○○様 先日は内定のご連絡を頂きまして誠にありがとうございました。 大変恐縮ではございますが、 自身の適性をあらためて鑑みた結果、 内定を辞退させていただきたくお願い申し上げます。 私のために貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、 このようなお返事となり、心よりお詫び申し上げます。 また先日は、お仕事のお忙しい中、 お電話まで出て了承してくださりありがとうございました。 本来なら、直接おうかがいしてお詫び申し上げなければならないところ、 このような形になり申し訳ありません。 就職活動を通して、○○様はじめ貴社の採用ご担当の方々に お世話になりましたことを感謝致します。 末筆ながら、貴社の益々の発展をお祈り申し上げます。 /_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/ ○○大学△△学部××学科 一括 美玲(自分の氏名) 〒000-0000 東京都××市○○2-3-4 TEL 090-1111-1111 Mail ○○@○○.jp /_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/

おわりに

内定辞退のときのメールの書き方について、おわかりいただけましたか? ①内定辞退は電話で伝えて、再度メールでお詫びする ②内定辞退は確固たる意思を持って伝える このポイントを守って、社会人になり、ビジネスの場面で担当者に会っても気まずくならないよう、すっきりとさわやかに内定辞退を伝えましょう。

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