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履歴書を郵送するときの添え状は手書き?正しい書き方と例文

就活ノウハウ

履歴書を郵送する時に一緒に同封する「添え状」。うまく使うことで企業への熱いアピールツールとしても、活用することが出来るんです。手書きで作成するのが正しいのでしょうか?またどんな書き方をすればいいのでしょう?今回はそんな、履歴書を郵送する時に同封する「添え状」について、ご紹介してみたいと思います。

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履歴書とともに送る「添え状」を書く際の注意点

冒頭でもお話しした通り、履歴書を郵送する際に一緒に同封する「添え状」は、簡単なあいさつ分だけでも全く問題はありません。でも、ここで一つでも二つでも履歴書に花を添えるべくアピール出来たら、気持ち的にも安心できませんか? 就活中に膨大な量作成する事となる履歴書。そうなると、それに合わせて同じ数だけ「添え状」も必要となります。なので、「そんなことまでやってられないよ…」なんて思ってしまうのも仕方ありません。しかしやはりそこは、最後まで気を抜かず、熱量を保持したまま挑んでみるのはいかがでしょう?

添え状の書き方の注意点・ポイント1:消せるペンは絶対使わない

熱意を込めたアピールをする為に、「ここは手書きで…」と思われたのなら、作成する際は必ず、「黒のボールペン」を使用しましょう。最近流行りの「消せるペン」は、決して使用してはいけません。これは重要な書類に関しては、使用しないのがマナーだからです。 重要な書類というのは「証書類」です。これには履歴書も含まれます。判断材料としては、書き換えてはいけないものには使用できないと覚えておきましょう。最近は便利な筆記用具としてあちこちで取り上げられているので、履歴書などにも使用する方が増えているようです。しかし、消せるということは、あなたの大事な情報を誰かが「書き換える」事も可能だということを覚えておいてください。 また消えるペンの特性上、その書類が保管されている環境や、配達中の気温・室温などの影響で、インクが無色になってしまうこともありえるんです。消えるペンの注意書きにもこの点については記載されています。 そんな重大なリスクを伴うのを知らずに、便利だからと手軽に使ってしまっては、あなたの努力も水の泡となってしまいます。手書きで作成する方は、必ず「消せるペン」は使わないようにしましょう。もちろん、修正ペン・修正テープなども使用してはいけません。

添え状の書き方の注意点・ポイント2:文章は簡潔に

添え状などの有無について語るとき、必ず登場するのが「手書き」で書くのが正式な書式なのか?ということです。「添え状」「カバーレター」「送り状」これらのキーワードでネット検索をすると、恐らくたくさんのWordなどで使えるテンプレートが出て来るはずです。この点を考えると、手書きでもパソコンで作成しても、どちらでも構わないということです。 パソコンで作成したからといって、そっけない冷たい文章になるかというと、案外そうでもなくて、簡潔にまとめることが容易いので、完成度が上がります。手書きだとついつい情熱を注ぎすぎて、長くなってしまう可能性も。しかし、手書きならではの熱意が垣間見える可能性だってあります。 どちらにも一長一短な部分があるので、記入・作成はどちらでも構いません。最も注意したいのは、ここまでに出てきた「簡潔さ」です。競争率が高い企業の場合は、一緒に自己PR文を添えるのもありなのですが、その際もダラダラと長文を書いてアピールするのではなく、簡潔に伝わる文章を推敲しておくことが重要です。

添え状の書き方の注意点・ポイント3:縦書きでも横書きでもOK

ネット上にあるテンプレートをみると、パソコンで添え状を作成する場合は、横書きになるのが一般的なようです。なので、パソコンで作る場合は横書きにしてしまうほうが作成しやすいでしょう。手書きで作成する場合は縦書きでも構いません。基本的な添え状のルールさえ守れば、縦書きでも横書きでもどちらでも大丈夫なんです。

添え状の書き方の注意点・ポイント4:書式のルールは履歴書と同じ

履歴書と同じで、企業名や、資格、学校名などすべて略称はNGとなります。履歴書の資格欄に「自動車免許」とは書きませんよね?「普通自動車第一種運転免許」と正しく記入するように、添え状でも同様に記入しましょう。作成する前に確認を怠らないのが失敗しない最大のポイントです。 添え状にも日付などを記入するのですが、年号や数字の書式はすべて同一のものに揃えるようにしましょう。誤字脱字にもくれぐれも気を付けたいところ。履歴書に力を注ぎすぎて添え状で気を抜いて誤字があったら、せっかくの添え状が台無しです。一度書き終わったら、一息置いてから確認をするようにしましょう。書いてすぐだと見落とす可能性が高いので要注意。 自己アピールなども記載したのであれば、作成後念のためにコピーを取っておくのもいいでしょう。企業によってアピールできるポイントが違うのは当然です。ですが、どのポイントをアピールしたのか忘れてしまっては台無しなので、コピーしておくことをお勧めします。

添え状の書き方の注意点・ポイント5:ですます調で

企業へ送付する書類なので、「ですます調」で体裁を整えるのは当然のことです。きちんと書けているかどうかを確認するには、声に出して読みあげてみるのもいいでしょう。

履歴書に送付する「添え状」の書き方例

用紙のサイズはA4でもB5でも構いません。ほかの書類とサイズを合わせておくほうが、ばらつきがなくなるので、企業側が扱いやすいというメリットもあります。 添え状を作成するに必要な項目は ①日付 ②宛先 ③自分の住所・郵便番号 ④自分の電話番号 ⑤自分の名前 ⑥簡単なあいさつ、自己PR文 ⑦送付書類 これらを簡潔にまとめて記入するだけなので、難しく考える必要はありません。繰り返しお話ししていますが、とにかく「簡潔にまとめること」これが最重要課題となります。 それでは順に説明していきましょう。

日付の書き方

日付は、用紙の一番右上に記入します。この場合の日付は、添え状を作成した日付ではなく、履歴書や職務経歴書のルールと同じく、提出する日付を記入します。持参するのであれば、持参する日付を。郵送する場合は、書類をポストに投函する日付を記入しましょう。 チェックポイントとしては、履歴書・職務経歴書・添え状、これら3つの日付が同じになっているかです。ここがずれていると正しい記入方法から外れてしまいます。

宛先の書き方

日付の次の行から、今度は用紙の左側に記入します。 会社名、部署名、役職名、個人名の順番で記入しますが、必ず正式名称で記入しましょう。略称などはNGです。採用担当者の氏名などが分からない場合は、「採用ご担当者様」、もしくは「人事部御中」のように、採用担当者の所属部署名の右側に「御中」とつければOKです。

自分の連絡先の書き方

宛先の次の行より用紙の右寄せで記入します。 郵便番号・住所・電話番号(メールアドレス)・名前の順にすべて記入し一つずつで改行してください。電話番号は最も連絡のつきやすい番号が好ましいので、携帯電話の番号を記入するのがベター。メールアドレスの記入をしておくのもありです。 ビジネスマナーとして、連絡先を記入する時は、名前だけは少し大きめに記載するといいでしょう。

簡単なあいさつ、自己PR文の書き方と例

区切りを明確にしたい場合は、用紙中央に「応募書類の送付について」などタイトルを記入してから、文章を開始してもかまいません。タイトルの有無にかかわらず、基本的には時候の挨拶から書きだします。タイトルを記入する場合は、次の行から左寄せで書き始めましょう。 構成は「頭語」「前文」「応募の経緯や志望動機・自己PR」「採用検討のお願い」「結語」となります。 「頭語」「結語」は「拝啓」と「敬具」を最初と最後に用いるのが一般的です。「前文」は「時下、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」のように書くと、時候の挨拶も通年使えるものなので、良いでしょう。もちろん「時下」の部分を、季節に合った物にしておくのも悪くありません。 自己PR文は出来るだけ簡潔に、アピールしたいポイントに的を絞って、あなたに「ぜひ一度会ってみたい」と思わせる文章作りを心がけましょう。何で知って応募したか、経験や資格についてなど、うまく織り交ぜて、最後に「ご検討の上、面談の機会をいただければ幸いです」のような文章を入れ、最後に「敬具」で文章を締めくくります。 「拝啓」は文章の頭からそのまま、続けて書いていきますが、「敬具」に関しては、改行して右寄せで記入してください。

送付書類の書き方

最後に用紙中央に「記」と書き、次の行から中央揃えで、同封する書類を明記します。履歴書、経歴書と書き、都度右側に「1通」と記入します。 FAXを送付する場合は「本状含む○枚」と記載しますが、履歴書を送る際は、何が入っているかを明確にするように1つずつ記載してください。エントリーシートなど、他にも同封している書類がある場合も必ず記入します。

添え状は個性を発揮できるツール。正しい書き方で熱意を伝えよう

履歴書と一緒に郵送する、添え状の正しい書き方ということでご紹介してみましたが、冒頭からお話ししている通り、「これが無ければ就活は始まらない」「履歴書に同封して添え状を郵送しなければ、採用に有利不利が起こる…」ということは、基本的にはありません。 また、「手書きではなくパソコンで作りましょう「と推奨されている方もいます。これは、添え状に時間を費やしてしまうのは、多忙な社会人として無駄が多い為というものです。どうしても、添え状は優先順位が低くなりますので。 しかし、そこはあなた自身のやり方を選んでも構わないと思います。今後の人生を決める、就職活動の1つのツールとなる「添え状」だって、あなたらしくあったほうが、良くないですか? ぜひ、添え状を作成したり郵送したりする際は、ご紹介した情報を参考にしてみてくださいね。

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