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【社内・社外・上司別】常識ある退職メール本文・件名の書き方と例文

転職ノウハウ

退職が決まり社外・社内・上司への退職の挨拶メールを出す事になったが、どんな内容で、いつ送信するか迷ってしまいますね。そこで今回はそんな退職メールの出し方のポイントを解説していきます。前半でポイントを掴み後半で例文がありますので、例文を参考に書いて見ましょう。

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お世話になった方へメールで退職の挨拶が習慣化

最近の企業での退職の挨拶はメールでする企業が増えています。昔は手紙、ハガキ等を使いお世話になった方々へ退職の挨拶をしていましたが、最近ではインターネットの普及に伴いメールによる退職の挨拶が普通になっています。律儀な方は手書きで挨拶をしたいと思いますが、ここはその習慣に従いメールによる退職の挨拶をしていきましょう。

社内・上司へのメールを送るタイミングは最終出社日

通常は社内・上司への退職の挨拶メールを送るタイミングは最終出社日のところが多いです。しかし企業によっては最終出社日に送らない企業もあるため、一概にいつが良いとは言い切れません。 では他の方の退職の挨拶メールはいつ回ってきたかを思い出してみましょう。そのタイミングに揃えて退職の挨拶をしていけば間違いないです。また退職の挨拶を営業時間内に送ることを快く思わない方もいますので、営業時間外に送りましょう。いつ送るべきか迷ってしまった場合は上司に相談するのが一番手っ取り早いでしょう。

社外へメールを送るタイミングは退職の広報後

それでは社外へのメールを送るタイミングについてお話しします。社内で退職の広報が行われて、その後に退職の挨拶メールを送るべきでしょう。なぜこのタイミングなのかといいますと、担当していた取引先への引継ぎ等もこのタイミングで行われるため、広報後から最終出社日の間までにできるだけ早めに送りましょう。

社内・上司への退職の挨拶メールの送り方のポイント

社内・上司への退職の挨拶メールを送る時のポイントを説明していきます。ここの項目でポイントを掴んでいきましょう。後半部分では例文もありますので例文を参考にメールを書いてみると良いでしょう。

宛先が単数か複数かで送信欄を使い分けする

退職挨拶メールは一斉送信で送っても問題ありません。会社の規模等によって変わるため会社規模に合わせて考えていきましょう。一斉送信をする場合は必ず送信先アドレスを全てBCCにして送りましょう。こうする事で一斉送信メールを受け取った受信者のアドレスが見えないようになります。 送る相手が単数だった場合はBCCは使わずにTOで送りましょう。

メール内容は退職理由より感謝の言葉を多く書く

メールの内容についてですが、退職の理由について深く触れる必要はないでしょう。書くのでしたら一身上の都合と書きます。退職する理由というのはどうしてもネガティブになりがちです。深く書いてしまうと受け取った側も良い気分は受けませんよね。そこで退職理由には深く触れずに一文程度で済まし感謝の言葉を多く述べ、明るい雰囲気で締めましょう。

メールの件名は「退職の挨拶」にする

メールの件名で一目見て退職するのが分かるものが良いです。件名が仕事の挨拶から入るような「お疲れ様です」のメールだと、仕事の件でメールしたと勘違いされ、先延ばしにされる可能性も少なくないです。大事な退職の挨拶のメールですから、一目見て退職するのが分かる件名を付けてメールしましょう。

退職の挨拶メール例文「社内への一斉送信メール」

上記のポイントを参考に例文を挙げてみました。この例文を参考に退職の挨拶メールを作ってみましょう。

件名:退職のご挨拶(田中太郎) 本文: ○○部の皆様お疲れ様です。田中です。 このたび、一身上の都合により3月末で退社することになり、本日が最終出社日となりました。 本来ならば直接皆様にご挨拶をすべきところ、メールでのご挨拶にて失礼いたします。 在職中はたくさんの方々にお世話になり、本当にありがとうございました。 仕事で失敗したり悩んだりするたび、皆様からあたたかい叱咤激励をいただき、本当に感謝しております。 この会社で学んだこと、経験のすべてを、今後も活かしていきたいと思います。 最後になりましたが、皆様のさらなるご健勝とご活躍をお祈り申し上げます。 今まで、本当にありがとうございました。 …………………………………… 〔署名〕 ……………………………………

退職の挨拶メール例文「上司への個別メール」

通常は一斉送信する事で済みますが、中には一斉送信をされた事で気を悪くされる上司もいるかもしれません。そこでそういった上司へ向けて個別にメールを送りましょう。

営業部  部長 ◇◇◇◇様 お疲れさまです。△△部の○○です。 一身上の都合により、本日を持ちまして、退職することになりました。 本来ならば直接ご挨拶をすべきところ、メールでのご挨拶にて失礼いたします。 平成○年○月に入社して、はや×年×ヶ月の月日が経ちましたが、様々な仕事を担当させていただきました。 ◇◇部長には至らぬ私のためにご指導ご鞭撻を頂き、 多くのことを学ばせていただいたこと、大変感謝しております。 今までの貴重な経験を今後の人生に活かして、励んで参りたいと思います。 末筆ではございますが、改めて皆様の長年のご厚情に深謝すると共に、皆様のご多幸とご健勝をお祈り申し上げます。

社外への退職の挨拶メールの送り方のポイント

社外への退職メールの送り方のポイントと例文の解説をしていきます。後半部分には例文があるのでポイントを掴んだ上で例文を参考にして書くと良いでしょう。

件名は「退職のご挨拶」と名前を書く

社外に送る退職のご挨拶のメールも社内・上司の時と同じように件名を「退職のご挨拶」と書く事ですぐに開いてもらえます。自社の企業名と自分の名前も忘れずに書きましょう。

必ず退職日は書く

退職日がいつなのかは忘れずに書いておきましょう。

後任を誰が務めるのか書く

退職した後に後任を誰が務めるのかを前もって紹介しておくと今後の取引がスムーズにいきますし、メールを受け取った側も分かりやすくて良いでしょう。

コンプライアンスに触れる内容は書かない

・「退職した後は○○企業で働く事になりましたので、今後ともよろしくお願いします。」の様な前職での取引情報や顧客の情報等を他の企業に持ち出す事は、コンプライアンス違反になるので、やめておきましょう。

・退職理由についても詳しく話さないようにしましょう。なぜなら、退職理由を話す事で退職する企業のネガティブな印象を植え付けてしまう可能性があるためです。

・私用連絡先をどうしても教えたい場合は上司の許可を得てからにするべきです。勝手に仕様連絡先を教えた事によりトラブルに発展する可能性もあり得るためです。

社外への退職挨拶メールの例文

社外への退職の挨拶のメールの例文を挙げてみました。上記の大事なポイントを踏まえた例文を見る事でどのような退職の挨拶メールを送ればいいか分かりますね。例文を参考に退職の挨拶メールを作成してみましょう。

件名:退職のご挨拶 株式会社アツイ商事 近藤  本文: 株式会社ウスイ 営業部 森田様 いつもお世話になっております。 株式会社アツイ商事の近藤です。 私事ですが、一身上の都合により、9月30日をもって退社することとなりました。 在職中はお世話になり、心より御礼申し上げます。 後任は、同じ部署の神林が務めさせていただきます。 後日改めて神林がご挨拶に伺いますので、変わらぬご指導の程 よろしくお願い申し上げます。 本来であれば、直接ご挨拶すべきところですが メールでのご連絡となりますことをお詫びいたします。 末筆ながら、貴社のご発展と森田様のますますのご活躍を 心よりお祈り申し上げます。 署名

最後に

いかがでしたか?社内、社外の違いで退職の挨拶メールのポイントが違う事やメールを出すタイミングにも違いがある事がわかりましたね。今回のポイントしっかり理解し、例文の様に退職の挨拶メールを送れば送った側も送られた側も気持ちよく締める事ができますね。あなたもこの例文の様に気持ちのこもった退職の挨拶メールを送り、後腐れ無く気持ちよく次の職場へ進んでいきましょう。

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