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PMOのシステム開発における役割/責任/目標設定・体制づくりのコツ

テクノロジー

最近耳にすることが増えてきた「PMO」とは、どのようなものなのでしょうか?また、社内ではどんな役割を担っているのでしょうか?このページでは、「PMO」をテーマにして、企業での役割や職種についてご紹介しています。ぜひ参考にどうぞ。

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PMOとは?PMOの役割や体制づくりについて

近年は、人生の生き方そのものが多様化してきており、結婚する人もいれば、独身のまま自由気ままに暮らす人も増えてきているようです。 また、働き方も多様化しています。正社員としての働き方以外にも、パートやアルバイトでも生活していけますし、そもそも会社に出勤しないSOHOといった働き方も浸透してきていいます。 企業の在り方やシステムなども多様化しており、また企業としても、自社をより良い企業へと成長させる為に、さまざまな方法やシステムを導入しています。その一環として、「PMO」という言葉も、頻繁に耳にするようになりました。 PMOとは、どのようなものなのでしょうか?また、企業においては、どのような役割があるのでしょうか? そこで今回は、上記のような疑問を解消する為にも、最近よく耳にする「PMO」をテーマにして、その役割や導入・体制づくりのポイントなどを紹介していきます。

PMOの意味や内容

まず始めに、そもそもPMOとは何なのか、どういったものなのかについて、確認していきたいと思います。 「PMO」とは、「Program Management Office(※1)」や「Portfolio Management Office(※1)」を略した言葉です。 つまり「組織内における個々のプロジェクトマネジメントの支援を横断的に行う部門や構造システム(※1)」や「企業内の組織でプロジェクトマネージャーの支援を横断的におこない、プロジェクトを成功させる部門(※2)」のことで、PMOを導入・設置することで、企業はプロジェクトなどをより効率的且つハイクオリティなものにすることが可能となります。 また、インフラ事業や企業経営においても、多数のメリットがあるとされ、PMOは事業やビジネスの原動力となる存在だとも言われています。

PMOの役割

では、PMOの役割とは、どのようなものなのでしょうか?また、PMOを導入することで、企業側には具体的に、どういったメリットがあるのでしょうか?次は、企業におけるPMOの役割について詳しく考えていきます。 PMOの役割は、大きく分けて3種類あります。 ①PMOアドミニストレータ ②PMOエキスパート ③PMOマネージャー の3種類です。それぞれの役割や職種が、どのような業務を担当するのか、以下で詳しく見ていきましょう。

PMOの役割【1】:PMOアドミニストレータ

一般的に、PMOの役割や職種は、大きく分けて3種類あると言われています。 そのうちの1つが、PMOアドミニストレータで、「PMO事務」などとも呼ばれることがあります。 PMOアドミニストレータは、主にプロジェクトに関する社内のプロセスをスムーズに進めることを目的とした役割・職種となっています。主な業務内容としては、プロジェクトに関するデータの収集や、書類の作成・管理サポートです。データを分析し、まとめることで、プロジェクトが迅速にかつさらに良い成果を出すためにあらゆる業務を行います。また、プロジェクトメンバーの勤怠管理や経費処理などを行う場合もあります。プロジェクトメンバーが快適に勤務できるようにアシストするのも役目です。

PMOの役割【2】:PMOエキスパート

上記で、PMOの役割や職種が3種類あることをご紹介しましたが、2つ目の役割はPMO エキスパートです。 PMOエキスパートとは、プロジェクトの基準を設定・標準化する役割を担っており、プロジェクトに関する環境やルールを設定・策定することを仕事としています。上記の役割に基づく、PMOエキスパートの業務内容の一例としては、社内プロセスの文書化やプロジェクトの各種プロセスの策定といったプロセス分析、プロジェクトに関する情報収集方法の定着やプロジェクトに関する情報の可視化といった情報分析が挙げられます。 また、社内のプロジェクトに関するツールなどの開発や管理、プロジェクトマネジメントの教育といった人材開発なども、PMOエキスパートの役割だと言われています。

PMOの役割【3】:PMOマネージャー

PMOの3種類の役割・職種のうち、3つ目となるのがPMO マネージャーです。 PMOマネージャーは、PMOの管理やマネジメントを主な役割としており、マネジメント業務を主な仕事としています。具体的には、PMOに関する組織戦略の決定やPMOの組織予算の管理、プロジェクトパフォーマンスを安定させることなどが、主な役割・業務内容とされています。 また、PMOマネージャーは、PMOに関する業務全般をマネジメントする役割であると言われていることから、上記でご紹介したPMOアドミニストレータやPMOエキスパートの役割を担当することもあるようです。

PMOのシステム開発における役割

では、PMOの存在は、システム開発においては、どのような役割を担っているのでしょうか? 世間一般では、システム開発におけるプロジェクトの成功率は大変低く、「日本のシステム開発プロジェクトの成功率は3割に満たない(※3)」とも言われているそうです。 その原因は、システム開発におけるプロジェクトが複雑化したり、プロジェクトそのものの難易度が上がったりしている為だと言われています。 そこで導入されるようになったのが、PMOです。 システム開発におけるPMOの主な役割は、上記でご紹介したような、3割に満たない(※3)と言われるプロジェクトの成功率を上げることだと言えるでしょう。 日々、複雑化していくプロジェクトの内容に対して、社内で既に活躍しているプロジェクトマネジメントは、まだまだ成熟しきっていないことが多いようです。 プロジェクトの難易度と、プロジェクトマネジメントの成熟度に差があるというわけです。 その「差」を埋めることこそが、PMOのシステム開発における最大の役割と言えます。

PMOにおける目標設定について

PMOを導入するにあたり、まずは役割などを決定します。そして、役割などが決まったら、続いてはPMOにおける目標を設定するのが、一般的な流れだと言われています。PMOの目標設定をする際のポイントは、「問題の解決を目標としないこと」です。PMOの目標を決める際、プロジェクトの問題点や改善点を挙げ、それらの問題点の解消・改善を目標に設定してしまうことがあります。 しかし、実際にはPMOの目標を上記のような問題解決に設定するのは、あまり好ましくないそうです。PMOにおける目標設定は、必ず結果や成果に繋がるものにするのが理想的だと言われています。

PMOの体制づくりについて

PMOの役割や目標を設定することの他にも、何をどの程度するべきかを決定するべく、体制づくりをしていくことは重要なステップだと言われています。PMOの体制づくりをする際は、「プロジェクトに対して、どの程度踏み込むのか」「1つ1つのシステムなどに対して、どのようにサポートやマネジメントをしていくべきか」といった点を考えていくことが大切です。 また、プロジェクトの進捗などに合わせて、時には体制を変更していくことも重要とされており、どのように体制を変えていくのかといった点も、体制づくりにおけるポイントと言えるでしょう。

PMOを正しく理解して、企業やビジネスの成長に繋げよう

いかがでしたでしょうか?今回は、「PMO」をテーマにして、PMOの役割や役職、さまざまなステップにおけるポイントなどをご紹介しました。 PMOは、世間一般としては、まだまだ浸透しているとは言い難いものでしょう。 しかし、PMOを正しく理解して導入することで、企業やビジネスはよりスムーズに、そして大きく成長できると考えられます。PMOの仕組みや役割などを正しく理解することで、より高い効果や成果が期待できるので、興味がある方はぜひ、PMOについて深く学んでみて下さいね。

※1:Program Management Office・Portfolio Management Office・組織内における個々のプロジェクトマネジメントの支援を横断的に行う部門や構造システム・

※2:企業内の組織でプロジェクトマネージャーの支援を横断的におこない、プロジェクトを成功させる部門

※3:日本のシステム開発プロジェクトの成功率は3割に満たない・3割に満たない

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