ビジネスメールでの例文集｜質問・返答の方法・件名の書き方

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ビジネスメールの基本は、「正確な敬語使い」と「理解しやすさ」、それに「簡潔さ」です。ビジネスメールを書く際に一番重要なポイントは基本のマナーを守れているかです。ついつい忘れがちな点ですので、念のためおさらいしておきましょう。

「正確な敬語使い」による礼儀正しさは、相手に信頼感や好感度を与えるための必要不可欠となります。逆に、この「正確な敬語使い」による礼儀正しさを守れているかいないかでは相手に与える印象がガラリと変わってきます。 「正確な敬語使い」をマスターして相手に信頼感や好感度を与えられるようにしましょう。

次に「理解しやすさ」は、すぐに聞き返すことや、相手の反応を把握することができないというメールの性質上、常に注意しなければならない点です。相手がすぐに聞き返したくなるような文章だと、お互いのコミュニケションのスピードが落ちてしまいます。 読み返してみたときに、すらすら内容が頭に入る文章になっているかを、チェックするとよいでしょう。

忙しいビジネスパーソンに対しては、「簡潔さ」もまた、重要な要素となります。「正確な敬語」や「理解しやすさ」を意識するあまり、文章が長くなってしまっては、相手の貴重な時間を奪うことになり、不快感を与えてしまうかもしれません。 相手が忙しいビジネスパーソンだということを念頭に置いて文章を書くようにしましょう。

不必要な言葉はないか、簡潔に言い換えられるところはないか、確認してからメールを送信する必要があります。ビジネスメールの基本的な構成は、 ①相手の肩書きと名前、自分の肩書きと名前、簡潔なあいさつ、主旨 ②詳細（箇条書きにすると簡潔にまとまります） ③結びのあいさつ です。ビジネスメールの全体の構成を意識しながら文章を書いていくと良いでしょう。

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敬語や尊敬語はビジネスメールでは頻繁に使いますが、間違えやすい表現も多いので注意しなければなりません。ここでは特に、よくある間違えを取り上げます。質問・問い合わせをするとうことは、こちらの希望を相手に伝えるということなので、敬語や尊敬語をしっかりと使うことがポイントです。 ぜひ間違えやすい表現を理解して、「正確な敬語使い」ができるようになりましょう。

質問・問い合わせについてのビジネスメールで注意しなければならない、よくある間違えは二重敬語です。二重敬語というのは、ひとつの言葉に、謙譲語や尊敬語を二つも付けてしまうという間違いのことです。たとえば、「お伺いさせていただく」は、「伺う」と「させていただく」という二つの謙譲語を使っているので不適切となります。正しくは、「お伺いします」です。 また、「拝見させていただきました」も、「拝見」と「させていただく」を二重に使用しているため、間違えとなります。正しくは、「拝見しました」です。「お聞きになられましたか？」も同様の誤りがある文章で、正しくは、「お聞きになりましたか？」です。

謙譲語と尊敬語の使い分けについても、質問・問い合わせをする際のビジネルメールで間違えやすい言葉遣いです。たとえば「ご質問があります」や「ご依頼があります」は間違えです。「お」や「ご」は、そもそも相手の行為に対する尊敬を表す語なので、自分の行為には使いません。正しくは「質問がございます」、「お尋ねします」、「依頼がございます」となります。 ただし、「ご説明します」、「ご連絡します」、「ご報告があります」など、相手のためになる行為については、「お」や「ご」を付けることができます。

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