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確定申告に必要な領収書のまとめ方|領収書とレシートの扱い・保管

独立ノウハウ

年度末になると、確定申告を個人事業主の方は行いますよね。ぐちゃぐちゃまとめた領収書を一つ一つチェックしていると、途方もない作業で心が折れそうになりますよね。今回は、確定申告前にバタバタしないための、領収書のまとめ方や注意点をご紹介いたします。

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確定申告で申請できる経費の品目を確認しよう

まず、領収書をまとめるポイントを紹介する前に、フリーランスの方が確定申告の際によく使う、経費についていくつかご紹介いたします。

租税公費

これは、個人事業税や自動車税や法人税などの税金や、水道代やガス代などの光熱費などのことです。

旅費交通費

これは、遠方などに仕事に行く際にかかった、宿泊費やタクシー代や電車の運賃や飛行機代、ガソリン代、高速代などの移動費全般のことを指します。

通信費

これは、切手代や電話代やインターネット代のことです。

接待交際費

これは、取引先やお得意様や事業にかかわる人との交際費様です。 例えば接待ゴルフや得意先へのお中元や贈呈品や取引先との食事代などをこの費用に含めることが可能です。

減価償却費

高価な固定資産を一定期間で償却するための費用です。 例えば、パソコンやカメラや仕事で使用する方なら車代などを計上することが可能です。

雑費

どの品目にもあたらない、経費のことです。 例えば、事務所(フリーランスの方の場合で住居兼事務所で登録してい人なら自宅)などの引っ越し費用や、ごみ処理費用や、クリーニング費用なども、この雑費に当たります。 あと、引っ越しにかかる費用の中には、敷金や仲介手数料もケースバイケースで含めることが可能な場合もありますが、これについては、税務署に事前に相談に行くことをお勧めします。

確定申告を行う前に領収書をまとめよう

経費を計上するために一番慌てる作業は、領収書をまとめる作業や、経費の品目等をまとめる作業ですよね。 毎日様々な支出を経費で計上するために、レシートや領収書をもらっていても、何も整理せずに無造作にまとめてしまい、いざ経費の支出の申請をしようとしたら、これはどの品目なのかそして、いつ使ったものなのかをまとめていると途方もない時間を使ってしまいますよね。 ここでは、経費を計上する前にもできる、領収書やレシートのまとめ方についてご紹介いたします。

領収書やレシートを品目別にまとめる

経費を計上する際には、各品目に分けて記載をしなければなりません。 そのため、確定申告を行う前ではなく、財布がたまってきたときや、領収書の束が少したまってきたときなどに、医療費や交通費や交際費や消耗品費などにあらかじめ分類しておくと良いです。 また、それらの品目を分けたものを更に、月ごとにホッチキスで束ねたり、封筒などに品目や月別に保管をしておくと、コンパクトに確定申告の日にバタバタせずに済みます。

月別に領収書を保管する

月別に領収書を保管しておくと、いつ何で支出をしたかも分かりやすくなり、経費の申請のときも、わかりやすく記載をすることが可能です。 インデックス別で分けることのできるクリアファイルなどを購入することで、いつでも照会をしやすくしておくことも可能です。 2月に確定申告を行うため、年度が混ざらない様にするために、色分けなどをしておくと、さらにすっきりまとめることができます。 そのため、確定申告を行った後にも、経費の照会をする際にも見やすくなるため、雑務などの効率も上がります。

仕事で使った経費をエクセルなどにまとめておく

仕事で使った経費を品目などをエクセルなどにまとめておくと、実際に確定申告で経費を精算する際に、とても有効です。 現金出納帳のような、難しい表などではなく、簡単なエクセルの表で使った経費を品目別に分けておくだけでも、かなり効率よく、確定申告の書類作りを行うことが可能です。 また、それらに日付などをつけておくとさらにまとまりが良くなり見やすく作業のしやすい表になりますよ!!

領収書のない費用は出金伝票を作成する

短距離の電車の運賃や路線バスなどの運賃など、領収書のでない出費は多くありますよね。 これらの出費は経費では計上することができないと思いがちですが、実は違います。 これらも経費として計上することが可能です。 そのためには、出金伝票を作成することが必要です。 この出金伝票は難しいものではなく、いつ、どこで、いくら出費したかなどを記載するものです。 例えば、10月1日に東京から新宿までの運賃を経費として計上するとしたら、この情報を出金伝票として記載しておきます。 出金伝票は、小さいため、確定申告の際に他の用紙に重ならない様に注意をすることが必要です。

領収書のサイズを統一して保管しておく

領収書のサイズは、大小さまざまで保管する際に重なったりして、とても見にくい領収書の束が完成します。 これによって、確定申告の際に、どこにどの領収書があるのかわからず、ばらばらのサイズの領収書の束から、領収書を探し出して現金出納帳などと照合するなどの大変煩雑な作業になってしまいます。 それならば、領収書をある程度のサイズのバインダーに保管すればとても見やすくなりますよね。 例えば、B5サイズのバインダーを購入して、B5サイズの用紙に領収書を張り付けてバインダーに挟んでおけば、領収書を探すときも重なったりせず便利です。 そして、これらを月別や品目別にインデックスで保管して、年度別に各バインダーで保管しておくことで、過去の経費の照合なども行いやすくなり、仕事の効率は非常に上がりますね!!

確定申告の前に見ておきたいチェックポイント

確定申告を行う際に、領収書をまとめるだけでも大変な作業です。 しかし、確定申告は結構複雑な作業のため、何度も確定申告を行っている方でも時には間違えてしまうこともあります。 ここでは、確定申告を行う前に注意しておきたいチェックポイントを見ておきましょう!!

なんでも経費で計上しない

経費にすることにより、税金がかかりません。 そのため、決算前などに交際接待費などを駆け込み支出で増やすなどをして、経費を水増しして、還付を狙うことや、何でもかんでも経費に計上してしまいがちです。 ですが、税務署が前年度よりも経費が明らかに上がっている場合は、税務調査が入る場合があります。 この際に、経費として否認されれば、経費の不正申告として、重加算税を払うことになり、本末転倒の事態になってしまいます。 そうならないためにも、経費は正しく、税務調査が入った際に必要経費として証拠を出せるように、領収書や現金出納帳は整理しておくことが大切です。

領収書のない経費でも確定申告で計上できる場合があります

電車の運賃や路線バスの運賃や冠婚葬祭の費用など、世の中には、領収書を出せない支出がまだあります。 これらすべて、必要経費として認められれば経費として、計上することが可能です。 このためには、出金伝票を作っておく必要があります。 出金伝票は、いつ、どこで、なにに、いくら、使ったのかについて記載する伝票のことで、これを残すことで、領収書がなくても確定申告の際に、経費として計上することが可能な場合があります。

減価償却費で大きな買い物をする際も要注意

経費で車を買うことは、フリーランスではあまりありませんが、税金対策などで車や不動産を購入することはよくあることです。 この場合、税務署は、それらの理由で購入するのではないかと疑います。 そのため、大きな買い物をする際には、明確な理由を明記しておくことが大切です。 そして、もう一つ注意することが、大きな買い物をした場合は、その年度にすべての費用を経費として計上することができません。 そのため、減価償却費用として、計上することになるため注意が必要です。

確定申告の記載する期間に注意をしましょう

確定申告は2月に行われるため、1月までの経費や所得などを記載すると思いがちですが、それは違います。 確定申告に記載しなければならない期間は前年の1月から12月になります。

確定申告で困ったときは、税務署に相談しよう

確定申告は、領収書などの経費の精算だけではなく、様々なことを申告しなければならないことや、税金を確定するためのものなので、制度も非常に複雑です。 間違えた申請などを行うと税務調査などで、重加算税を取られる場合もあるため注意が必要な、作業です。 そのため、申告などで困ったことや迷った際には、税務署に相談することをお勧めします。

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