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送別会の案内の手順・案内状の書き方・メール作成方法と例文

コミュニケーション

部長が栄転する事が決定し送別会の幹事をする事になったけど送別会の準備って何をやればいいのか分かりませんよね。送別会の準備って結構やる事が多くて大変なんです。今回は送別会の案内の手順、送別会の案内状の書き方の例文について解説していきます。

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送別会とは 様々な理由により退職される方の労をねぎらい見送る会

送別会とは結婚や妊娠、定年退職など様々な理由で会社を退職される方の今まで働いてこられた労をねぎらい感謝をし、これからの人生を応援し見送るために開く会ですね。 いままで一緒に働いてきた社員の方と離れるのは寂しくなりますが、楽しい時間を過ごしこれからの活躍をお祈りしたいですね。

送別会の案内方法

送別会の案内をする方法は会社によって様々あると思います。 ここではその一例を挙げておきます。実際に送別会の案内をする時にどのように送別会の案内そしていこうかと迷った時の参考にしてみるといいかもしれませんね。

①口頭で送別会の案内

送別会の案内方法1つ目「口頭で送別会の案内」です。 まだ職場にいる退職予定者の方や参加予定者に直接会って話をして、送別会を開く事を案内するのが一番手っ取り早いし、面倒も少ないですね。 ただし会場の場所や会費などを正確に伝えないといけないため、メールで後ほど案内状を送るなどをして会場の場所を知らせたりしないと参加者が会場までたどり着けない事もあり得ますので気を付けましょう。

②メールで送別会の案内

送別会の案内方法2つ目「メールで送別会の案内」です。 送別会への案内の手段の一つにメールがあります。メールだと送別会の場所の住所や電話番号や地図やお店の雰囲気も分かります。 まだそのお店に行った事が無い人も地図が付いていれば分かりやすいですし、更に目印があれば分かりやすいですよね。詳細な情報を知らせるのにはメールでの送別会の案内はとても分かりやすくて良いです。 しかしメールの場合届いていなかったり、遅延してしまったりする事もあります。こうした事にならないためにも口頭で参加の有無を確認し、その後詳細をメールで送るような形を取った方が良いかもしれませんね。

③電話で送別会の案内

送別会の案内方法3つ目「電話で送別会の案内」です。 社内の内線を使って送別会への参加の有無の確認や、送別会会場の案内などを済ます事ができます。 しかしこちらも口頭での案内と同じく、会場の場所を伝え忘れたりしてしまうと参加者が会場まで辿り着けない事もありえます。 電話での案内の場合もできればメールを使ってフォローをして送別会への案内をした方が良いでしょう。

④掲示板で送別会の案内

送別会の案内方法4つ目「掲示板で送別会の案内」です。 社内の部署内に掲示板があれば、掲示板に送別会の案内状を貼り付けて参加者を集め、退職者にも知らせ案内する事ができます。 こちらの場合も見られないといけないので事前に社員への周知をしてもらう必要があります。朝礼などを利用して上司などから周知してもらうなどすると広めやすいでしょう。

⑤案内状で送別会の案内

送別会で案内方法5つ目「案内状で送別会の案内」です。 幹事の方が送別会に参加予定の社員全ての案内状を作りプリントし、手渡しで参加するを募る方法です。 参加の意思がある方は参加表明として幹事宛にメールを送ってもらうようにすれば人数の確認もしやすく、会場選びもしやすく便利です。 案内状を作って渡すのが手間であれば掲示板に貼っておく事もできます。

送別会の案内をする上で気をつけるべきこと

送別会の案内を出す時の手段については、様々ある事がわかりましたね。 送別会の案内をする上で気を付けるべきことはどんな事があるのでしょうか。ここでは送別会の案内をする上で気を付けるべきことを解説していきます。

①出席者や欠席者の出欠の取り方

送別会の案内をする上で幹事の方は出欠を取る方法を考えて案内状を作って掲示板に貼ったりメールで参加者を集める必要があります。 スムーズな方法を何かしら決めておかなくては二度手間になってしまうので、そうならないように確実な方法を考えなくてはいけません。 例えば送別会の案内メールをもらった方は参加する人のみ返信をしてもらう。その時にメールの件名に「参加者名・出席」と書いてもらう等してもらうとメールの件名を見ただけで幹事も人数の把握がしやすいでしょう。 またいつまでに最終決定をするのかも書いて置かないと予約人数にずれが出てしまったりと後々と面倒な事になりかねませんので、いつまでに出欠を出してもらうかも伝えましょう。

②会場の広さ・席数

送別会には退職者のいる部署の関係者全員が参加する可能性も考えておく必要があります。できれば大人数が入れる会場を何件か候補として考えておくべきでしょう。 二次会を開くつもりであれば二次会の会場の用意も必要ですので、人数をしっかり把握した上で広さにゆとりのある会場を探しておきましょう。

③会費

送別会を開催するに当たり、飲食費用が掛かります。飲み放題にするとしても一人いくらくらいかかるのかを計算して、会費がいくらほどになるのかを把握しておく必要があります。 退職者からは会費は取らないのが礼儀 当たり前ですが、送別会の送別される退職予定者から会費を取ってはいけませんよね。間違っても送別される方から会費を取らないようにしましょう。

④送別会日程と時間

送別会の日程と時間はできるだけ、部署内の社員全員が参加可能と思われる日程を慎重に検討した上で日程と時間を決めましょう。 参加人数が集まらないという事になってしまうと悲しい送別会になってしまうのでできるだけ参加できる日程や時間を調整して決めましょう。 二次会に参加せず一次会のみの参加で帰る方もいるはずなので、終了時間はできるだけ終電までに終わる会にしましょう。

送別会の案内の手順

送別会の案内の手順についてここでは解説していきます。

①送別会の計画をする

まずは送別会の幹事を決めたり、送別会の大まかな計画を立てます。予想人数に対して会場はどれくらいの大きさが良いか、席数は足りるか予算はいくらくらいなのか検討しておきましょう。

②会場を決める(会場に空席問い合わせ&予約)

予想人数が決まったら会場を決めておきましょう。会場の大きさはできれば予想人数が入る会場を選びましょう。

③日程と時間を決める

送別会の日程と時間を検討しましょう。できるだけ部の社員全員来れそうな日程を選びましょう。会社の休日に開催する事も可能な場合は検討しておきます。 一次会で帰る人も出てくるので終電までには間に合うように時間を設定しておくと良いでしょう。 予約と時間が決まったら会場にあらかじめ電話予約で「最大の人数〇〇人だけど予約が取れるか」聞いて予約を取っておくと良いでしょう。 お店によっては予約の人数が減ったりするようなら、後で調整可能な場合もありますので、予約の際に聞いておくと良いでしょう。

④参加する人達を集める

送別会の日程や時間会場が決まったら参加する人達を集めましょう。 案内状をメールで出したり、掲示板に貼り出したりして周知しておく事で部署の皆に知らせておきましょう。

⑤送別される人を招待する

送別会の主賓を忘れてしまってはいけませんね。必ず参加してもらうように伝えておきましょう。

⑥会場に予約確認を入れておく

会場に改めて予約の電話確認を入れておきましょう。この電話を入れて最終決定となります。 これ以上は人数が増えてしまったり減ってしまうと会費にずれが出たり予約の席が足りないという残念な結果になりかねないので気を付けましょう。

案内状の書き方・メール作成方法と例文

ここでは送別会の案内状の書き方とメールでの案内状の書き方と例文について解説していきます。

①案内状書面の例文

平成28年4月10日 幹事:田中太郎 営業部各位 送別会のお知らせ お疲れ様です。 このたび、山田哲二部長が4月30日をもちましてめでたく定年退職されます。 つきましては、山田部長のこれまでのご功労に敬意を表し、感謝の気持ちと今後のご健勝とご発展をお祈りする気持ちを込めまして下記の通り送別会をとり行ないます。 皆様ぜひご参加下さい。 出欠につきましては、別紙に書き込んで頂き、部内で回覧の上、4月15日までに幹事の田中太郎に提出してください。ご協力よろしくお願い申し上げます。 日時:4月20日(日曜日)19時〜21時 二次会22時~ 場所:〇○屋(会場の地図は下記URLをご覧ください) http://www.0000.com/  電話.03-1234-5678 会費3000円 出欠は4月15日までにお知らせ下さい。 会費は後日集金となりますので、よろしくお願いします。 幹事 営業部  田中太郎(内線1234) メール tanaka111@gmail.com

②案内状メールの場合の例文

件名:山田哲二部長送別会のお知らせ 本文:お疲れ様です。 このたび、山田哲二部長が4月30日をもちましてめでたく定年退職されます。 つきましては、山田部長のこれまでのご功労に敬意を表し、感謝の気持ちと今後のご健勝とご発展をお祈りする気持ちを込めまして下記の通り送別会をとり行ないます。 皆様ぜひご参加下さい。 日時:4月20日(日曜日)19時〜21時 二次会22時~ 場所:〇○屋(会場の地図は下記URLをご覧ください) http://www.0000.com/  電話.03-1234-5678 会費3000円 会費は後日集金します。よろしくお願いします。 【出欠連絡欄】 出席か欠席に〇を付けてお名前を記入後、田中太郎宛に返信してください。 出欠は4月15日までにお願いします。 ( )出席・( )欠席 [お名前:         ] 幹事 営業部  田中太郎(内線1234) メール tanaka111@gmail.com

送別会の案内とメールの書き方の注意点

ここでは上記の送別会の案内とメールの例文についての補足としていくつか注意点を挙げておきます。

(1)「つきましては~」の部分はそれぞれの退職理由を当てはめましょう。

言い回しとして一部を書き換えて使える文章なので退職理由が分かっている場合は、退職理由を記入しておくと個別にお祝いのプレゼントを用意しようと考えている方も準備がしやすいかと思いますので、このように退職理由載せておくと良いでしょう。 ただし、中には退職理由を知らせたくない方もいますので、そこは退職理由が分かっている方の場合のみ載せましょう。 例: 山下哲二部長がめでたく定年を迎えられ、◯月◯日をもちまして退職されます。 早川花子さんがめでたくご結婚されることになり、◯月◯日をもちまして退職されることになりました。 ◯月◯日付けで営業課課の花山次長が仙台支店に部長として栄転されることになりました。

(2)メールの場合は件名に送別会のお知らせと入れましょう。

メールの場合は件名欄に送別会のお知らせと入れておく事で一目見て送別会がある事を理解してもらえます。

(3)案内状の場合は別に記入する用紙を準備しておく

案内状をプリントして送別会を知らせた場合は、別に記入用紙を準備しておきそちらに出欠を書き込んでもらいましょう。

幹事はやる事が多く大変 丁寧な案内をして心に残る送別会をしよう

送別会の幹事はやる事がたくさんあり、初めて幹事をやる人は大変で目が回ってしまう事だと思います。 お店の予約も季節によってはなかなか上手く取れない事もあります。計画通りに上手く進むとは限りません。お店が見つかっても予約がいっぱいな場合もありますので、大変だと思います。 会場の候補をできるだけ集めて置けば意外と空いてる店が見つかったりするものです。空いているお店を見つけたら予約を入れてしまいましょう。お店によっては早めのキャンセルや変更も可能なので相談してみましょう。 お店が決まってしまえばあとは丁寧な文面を意識して案内状を送り、参加者を集めて計画通りの心に残る素敵な送別会をして送別される方の門出を祝ってあげましょう。

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