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不快を与えずに就活面接を辞退するメールの書き方と例

就活ノウハウ

選考の過程が進んでいくと、面接や筆記試験などの日程が他の企業の選考と被ってしまうことや、志望度の高い企業に絞って集中したい、などの理由で企業の面接を辞退したい状況にある人も少なからずいると思います。今回は、面接を辞退したい時のメールの書き方を紹介するので、万が一の場合に備えましょう。

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面接辞退メールの書き方は、基本的なビジネスメールと同じです。つまり、ビジネスメールと同様で「件名」「宛名」「用件」「署名」の4つが大切であるということです。就活生は学生ではなく、社会人として扱われるので、ビジネスメールのマナーについて理解しておく必要があります。

辞退メールの書き方:件名

「件名」は、メールを受信した際に1番最初に目に入る文です。そのため、どんな用件のメールなのか、どのジャンルのメールなのかを、受け取った人が一目で判断できる内容が適切な「件名」です。例えば、懸命に「申し訳ありません。」などと記載して送信してしまうと、謝罪のメールということはわかりますが、誰からのメールなのか、何に対しての謝罪なのかがわかりません。内容のわからない件名のメールは後回しにされ、読み忘れられてしまう可能性もあるのです。なので、わかりやすい件名が求められます。面接辞退のメールでは、「面接辞退のお願い」「面接時たのお詫び」などと表記するのが、マナーとしては正しい件名になります。

辞退メールの書き方:「宛名」

「宛名」はメールを送る相手の方です。採用担当者の名前だけ、企業名だけ、ではなくて担当の部署なども含めて全て記載しましょう。例えば、「〇〇株式会社 〇〇部 〇〇 〇〇様」のような書き方です。企業名も略さずに記載するのがマナーです。部署や係などが不明の場合は、省いてしまっても大丈夫です。

辞退メールの書き方:要件

「用件」では、まず自分の名前を名乗ってから、面接辞退の旨を伝え、謝罪をします。ビジネスメールでは、1番最初に名前を名乗り、何の関係の人であるかを示す必要があります。また、面接辞退のメールの本題は「面接辞退」であり、「謝罪」ではありません。なので、長々と謝罪の文章を連ねてから面接を辞退したい、と伝えるのではなく、最初に面接を辞退したいとはっきりと述べましょう。申し訳ない気持ちから、遠回しに辞退することを伝えようとすると、ちゃんと伝わらない場合があります。そういったトラブルをなくすためにも、まず、面接辞退についてはっきりと記載しましょう。謝罪はそのあとからです。また、用件の最後の部分は、定型句で締めるのが一般的です。後から一部ご紹介しますが、他の文を使いたいという方は、インターネットで検索すればすぐに出てくるので、調べてください。

辞退メールの書き方:署名

「署名」は、用件のあと、メールの1番最後にあたる部分です。面接辞退のメールでは、自分の大学、学部、学科名、電話番号、住所、名前を記載するのがマナーです。署名は社会で使用されるメールではマナーとなっているので、自分も社会人の一員であることを意識しましょう。

面接を辞退するメールの注意点

辞退メールの注意点1:タイミング

重要なのは、メールを送信するタイミングです。採用担当の方たちは、面接のために様々な準備を進めています。面接を辞退すると、それらの準備を無意味なものにしてしまうと、時間やお金のただの浪費となってしまいます。なので、なるべく早い段階で辞退のメールを送ることが、社会人として当然の気遣いだと言えます。また、当日になって都合が合わなくなってしまった場合は、メールではなく電話で辞退することを伝えた方がいいでしょう。メールだと、気づかずに数時間経ってしまうことがあるので、電話の方がより確実です。

辞退メールの注意点2:理由を伝えるべきかどうか

面接の辞退を伝える際には、理由を伝える必要はありません。「他企業の選考など他の予定と重なってしまった」「身内の問題で行けなくなってしまった」「体調が悪くなってしまった」など様々な理由があると思います。しかし、就活で面接を辞退の際には、こういった理由を正直に述べる必要はありません。もし、企業側から返信がきて理由を聞かれても、「一身上の都合で」「他の予定と重なってしまい」などのように、抽象的に述べて構いません。

辞退メールの注意点3:一度辞退したら選考には戻れない

また、意識しておかなければならないことがもう1つあります。それは、「一度辞退したらもう選考に戻れない」ということです。予定が重なってしまったり、身内の不幸など、面接を諦めるしかない場合は問題ないかもしれませんが、深く考えずになんとなく辞退した場合、どんなに後悔してもその企業の選考に残ることはできません。なので、「就活に疲れたから」などの理由で辞退することはおすすめできません。

面接辞退メールの例文

面接辞退メールの例文1

[件名] 面接辞退のお願い [宛名] 〇〇株式会社 人事部 〇〇 〇〇様 [用件] お世話になっております、 〇〇大学〇〇学部〇〇学科の(名前)と申します。 大変申し訳ないのですが、 ◯月◯日の◯時からお時間を頂戴している面接を 辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました。 お多忙の中私のために お時間を割いていただいたにも関わらず、 身勝手なお願いをしてしまい、 大変申し訳なく思っております。 また、直接お伺いしてお詫びするところ、 メールでのご連絡となりますところ、 重ねてお詫び申し上げます。 末筆ながら、貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。 [署名] 〇〇大学 〇〇学部〇〇学科 住所:東京都新宿区〇〇 *ー*ー*** 電話番号:090-****-**** (名前)

面接辞退メールの例文2

[件名] 面接辞退のお詫び [宛名] 〇〇株式会社 人事部 〇〇 〇〇様 [用件] お世話になっております。 ◯月◯日に行われる面接に参加予約させていただいていた、 〇〇大学の(名前)と申します。 大変心苦しいのですが、 この度の面接を辞退させていただきたく、 ご連絡を差し上げました。 お忙しい中、日程の調整をしていただいたにも関わらず、 このような形での辞退になってしまい、申し訳ございません。 誠に身勝手ではございますが、 何卒お許しいただきたく、 お願い申し上げます。 末筆ながら、貴社のご発展とご多幸を心よりお祈り申し上げます。 [署名] 〇〇大学 〇〇学部〇〇学科 住所:東京都新宿区〇〇 *ー*ー*** 電話番号:090-****-**** (名前)

面接辞退メールの例文3

[件名] 面接辞退のご連絡 [宛名] 〇〇株式会社 人事部 〇〇 〇〇様 [用件] お世話になっております。〇〇大学の(名前)と申します。 今回、◯月◯日に面接の予定をいただいておりましたが、 一身上の都合で参加できなくなってしまい、 面接を辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました。 貴重なお時間を割いて 日程を調整していただいたにも関わらず、 このような形でのご連絡となってしまい、 大変申し訳ありません。 誠に身勝手なお願いだとは存じますが、 何卒お許しいただきたく、お願い申し上げます。 末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を心よりお祈り申し上げます。 [署名] 〇〇大学 〇〇学部〇〇学科 住所:東京都新宿区〇〇 *ー*ー*** 電話番号:090-****-**** (名前)

社会のマナーに従おう

ビジネスメールとお詫びの連絡は社会人には必須のスキルです。就活生は大学生というよりも社会人として見られているので、メールのマナーを理解していることは当然と考えられています。「辞退する会社だから、マナーが悪くても問題ない」と考えて、連絡なしに面接を辞退したり、適当なメールで辞退したりすることは、社会人として適切な行為ではありません。しかし、社会人といっても、まだ未熟な社会次扱いなので、この段階での失敗には社会は寛容です。実際に社会に出てから、取り返しのつかない失敗をする前の予行演習にもなるので、今回紹介したマナーについて一通り理解しておくことは、重要な意味があります。これから社会で活躍していくためにも、しっかりと覚えておきましょう。

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