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メールでの挨拶の例文|挨拶の目的別の注意点(退職・年始・年末)

ビジネスマナー

通信手段としてよく利用されるメールですが、目的、相手、シチュエーション別に挨拶文をメールで送る場合の内容を、例文を交えながら説明しています。状況に合わせて挨拶文を使い分け、失礼の無いメールを送ることができるよう、社会人としてのマナーを身に付けていきましょう。

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メールでの挨拶文の書き方と例文

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挨拶状の代わりに、メールで挨拶文を送ることがあります。本来であれば、手紙やはがきで挨拶文を送ることが正式なマナーではありますが、メールでやり取りすることが多くなった昨今では、気軽に使える通信手段として使われることが多くなりました。 挨拶文といっても、状況や相手によって文面は変わっていきます。ここでは、状況別、相手別にどのような挨拶文を送ることが良いのかを例文を交えて紹介していきます。

初めて書くメール・久しぶりに書くメールの挨拶文とは

まず、メールのアドレスを交換した後に初めて書くメールの挨拶文の書き方を紹介します。初めて書くメールの場合、相手の社名や名前を明記します。その際、社名や名前の漢字のミスなどは大変失礼にあたりますので、しっかりと見直すことが重要です。 挨拶メールの書き出しとしては「突然のご連絡失礼します」「お世話になっております」「初めてメールを送らせていただきます」などの文言がふさわしいでしょう。それから、自分の社名や名前を名乗ります。 久しぶりに書くメールであれば、相手の名前を明記した後に「ご無沙汰しております」「お久しぶりです」「しばらくご無沙汰しておりますが、お変わりありませんでしょうか。」などの書き出しが良いでしょう。一度会ったことがある相手であれば「○○の際は大変お世話になりました」という一文を入れると、相手もわかりやすいです。 また、親しい間柄であっても初めてのメールですので、相手の名前と自分の名前は忘れないように注意してください。

結びの挨拶文の書き方

結びの挨拶とは、文章を締めくくる言葉のことです。親しい間柄では相手の健康や幸せを、ビジネスシーンなどのかしこまった場合は繁栄や活躍を祈る言葉を述べ、最後まで思いやりの気持ちを忘れないようにします。 相手の健康や幸せを祈る場合は「くれぐれもご自愛ください」「お身体をお大事になさってください」「ご多幸をお祈り申し上げます」「健やかにお過ごしください」などが一般的です。 繁栄や活躍を祈る場合は「益々のご活躍をお祈り申し上げます」「益々のご発展をお祈りしております」「お元気でご活躍されますように」などが結びの挨拶文として使われます。 親しい間柄では「またお会いできる日を楽しみにしてます」「近いうちにまた連絡します」「今後ともよろしくお願いします」などでも相手への思いやりの気持ちは十分に伝わります。

目的別の挨拶メールの注意点!

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ここからは、具体的な目的やシチュエーション別のメールでの挨拶文の注意点を紹介します。

退職の挨拶

退職の挨拶メールは、今までお世話になった社内・社外の関係者への大事なものです。退職について人事から発表されるのが一般的ですので、その発表があってから速やかにメールを送るようにしましょう。

社内の関係者向けのメール例文

社内の関係者向けのメールを例文で紹介していきます。「お疲れ様です。〇〇部の○○です。先日発表がありました通り、一身上の都合により〇月〇日をもって退職することとなりました。メールでのご挨拶で失礼いたします。」という書き出しで始めると良いでしょう。 それから「平素はたくさんの方々にお世話になりました。」などの今までの感謝の気持ちを伝えましょう。今後の抱負を述べることも良いでしょう。そして、最後に結びの挨拶で締めくくると、気持ちの伝わる挨拶メールになります。

社外向けのメール

一方、社外向けのメールでは「お世話になっております。○○社の○○でございます。私事で恐縮ですが、一身上の都合で〇月〇日に退職することとなりました。」という書き出しではじめ「本来ならば御社へ直接ご挨拶に伺うべきですが、メールでのご挨拶となり申し訳ありません。」と、直接挨拶に伺えないことを謝罪しておきましょう。 お世話になった旨を伝え、最後は相手の発展を祈る結びの挨拶を添えておきます。

年始の挨拶・年末の挨拶・季節の挨拶

年始の挨拶

「明けましておめでとうございます。年末はゆっくり過ごされたことと存じます。」という挨拶で書き出すのが良いでしょう。昨年お世話になったお礼と本年度の抱負などを述べ、最後に「今年もなにとぞよろしくお願いいたします。」という結びの挨拶文を入れます。年始は多くのメールを受け取ることになりますので、名乗ることを忘れず簡潔なメールの文書を心がけましょう。

年末の挨拶

「今年も残すところわずかとなりましたが、大変お世話になりました。」と、相手への感謝の気持ちで始めましょう。そのうえで、「メールで恐縮ではありますが、年末の挨拶とさせていただきます。」と用件が何かを簡潔に述べ、最後に「よいお年をお迎えくださいませ。来年も何卒よろしくお願いいたします。」と結びの挨拶で締めくくります。

季節の挨拶

季節の挨拶では、その時の気候や季節の移り変わりを表すだけでなく、相手の健康を気遣う意味も込められています。日本には美しい四季を表す言葉があるので、その季節にあった挨拶を心がけましょう。 春は「桜の花も美しく咲き誇る季節となりました」「今年も燕が飛来する季節になりました」「新緑の香りがすがすがしい季節になりました」などが使われます。夏目前の梅雨の時期になると「梅雨の時期になりうっとうしい日々が続きますがお変わりありませんか」など相手を気遣う言葉を添えると良いでしょう。 夏は「暑中お見舞い申し上げます」「連日厳しい暑さが続いていますがお元気ですか」「残暑お見舞い申し上げます」などが使われます。秋は「爽やかな秋晴れの日々が続いています」「いよいよ秋も深まってまいりました」「吐く息の白さに秋の終わりを感じます」などが使われます。 冬は「相変わらず厳しい寒さが続いています」「年が明け、まだ来ぬ春を待ち遠しく感じます。」「立春も過ぎ、いよいよ春の到来が待ち遠しく感じます。」などです。

喪中挨拶

喪中とは、喪に服している期間ですので、おめでたい言葉は慎みます。内容としては、故人の名前、亡くなった日、亡くなった年齢などと共に生前お世話になったお礼、今後の付き合いのお願いとなります。その際に「明けましておめでとうございます」は使わず、代わりに「昨年はお世話になりました。今年もよろしくお願いいたします。」の挨拶文にします。

着任挨拶・離任挨拶・転職入社挨拶

着任挨拶

部署などが変わり、これから一緒に働く方達に挨拶のメールを送るのはマナーです。最初の挨拶メールがあなたの第一印象になりますので、丁寧な文面、やる気が伝わる文面を心がけましょう。 まず「お疲れ様です。〇月〇日付で着任した〇〇と申します。」と、着任した日付と名前を明記します。それから「今までの経験を活かし、これまで以上に努力し日々精進していきます。」などの今後の抱負をのべ、最後に「ご指導ご鞭撻おろしくお願いいたします。」と締めくくりましょう。

離任挨拶

先に紹介した「退職の挨拶メール」とも重なるところがありますが、今までお世話になった感謝の気持ちが伝わる内容にします。書き出しとしては着任挨拶と同じで、いつ離任する誰かを明記します。その後、相手との思い出を述べつつ感謝の気持ちを伝えます。 そして、後任がいる場合は引き継ぎに関して伝えておくのも良いでしょう。最後は忘れず「今後ともよろしくお願い申し上げます」や「今後の益々の発展をお祈りしています」などの結びの一文を添えましょう。

転職入社挨拶

まずは、自己紹介をしっかりしましょう。内容としては、氏名、所属部署、前職の内容です。前職の内容で、できそうな仕事や得意な分野などを伝えやすくなりますので、今後の仕事がやりやすくなります。同じ業種でも会社によって方針は異なりますので、あまり自分を誇張しないよう注意も必要です。 また、全くの異業種であれば「不慣れな点が多く、ご迷惑をかけてしまうことが多々あるかもしれませんが、ご指導ご鞭撻のほどよろしくお願いいたします。」と伝えておきましょう。

休み明けの挨拶

有給、病欠、やむを得ない事情で休まなければならないこともあるでしょう。休むことで他の人の負担も少なからず増えることも念頭に置き、お礼の気持ちを挨拶とします。 有給などでは「お休みいただきありがとうございます。不在の間ご迷惑をかけた方々におきましては、感謝しております。」と簡単な挨拶メールで良いでしょう。病欠などで休んでしまった場合には、これに加えて、休暇により自分の体調がよくなったことや、今後ますます頑張る旨を伝えておくと良いです。

お礼の挨拶

仕事を手伝ってもらったり業務中のお礼や業務外でご馳走になった時のお礼など、必ずメールで取り急ぎお礼を言うのはマナーです。業務中のお礼メールでは「先日はお忙しい中、お手伝いいただきありがとうございます。」と、相手がわざわざ時間を費やしてくれたこと、それによって業務がはかどったことを伝えます。 業務外の飲み会などでご馳走になった時も、翌日にメールを送ることが望ましいです。その際も「昨日はご馳走様でした。○○さんのお話を聞いて勉強になりました。これからは今以上に努力を重ねてまいります。」など、相手との時間が有意義であったことも伝えると、感謝の気持ちが良く伝わるでしょう。

入籍挨拶のメール

入籍した場合のメールとしては、「私事ではありますが、〇月〇日に兼ねてからお付き合いしていた方と入籍しました。」という書き出しではじめ、新姓を伝えると良いでしょう。また、結婚式への招待も一緒に伝えても良いでしょう。 上司などに報告する際には、入籍をして今後の仕事にどのような影響が出るのかを報告しておくことが必要です。例えば、職場での名字をかえるのか、このまま仕事を続けられるのかなどです。

相手別の挨拶メールの注意点とは?

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メールを送る相手によっても挨拶の内容を変える必要があります。内容の大方は変わりませんが、メールの文面などには特に注意が必要です。

社外へのビジネス関係者

社外の関係者にメールを送る場合は、相手の名前や漢字を間違えないこと、自分が誰なのかを名乗ること、簡潔に文章をまとめることに特に注意しましょう。 そして「本来であれば御社にご挨拶に伺うべきなのですが、メールで失礼いたします。」と一文を忘れないようにしましょう。文末には「〇〇会社 ○○部 ○○課 ○○」と詳しく書いた後に、自身の会社の住所、直通の連絡先、個人のメールアドレスも明記しておくと良いです。

先生へのメール

先生へのメールでは、件名に何についてのメールかを明確にしておきます。そうすると、多くのメールを受け取る先生もわかりやすいでしょう。メールの流れとしては「〇〇先生 お世話になっております。○○です。」と名乗った後、簡単にメールの内容を伝えてから掘り下げていきます。 最後に結びの挨拶を入れたら、学部やクラス、学籍番号などは最後にまとめて明記するようにしましょう。

目上の人へのメール

失礼の無いような言葉遣い、内容の伝わりやすいようにシンプルな文面を心がけます。「○○の件について報告いたします。」「表題の件についてですが」などの書き出しで、内容を把握しやすくなるでしょう。誤字脱字が無いように最新の注意を払うことも重要です。

返信のマナー

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もらったメールには、なるべく迅速に返信しましょう。すぐに返信できない内容であれば「〇日にはお返事できると思いますので、お時間頂戴できれば幸いです。」などワンクッションメールで送るようにします。期限が決まっている場合は、必ず遅れないように返信しましょう。 件名に関してですが、もらったメールの内容にそのまま返信したい場合は「Re:(件名)」のままで構いません。メールの受信ボックスがいっぱいになっている時に一目で内容がわかるように返信することが重要なので、重要な場合すぐに返信がほしい場合は、件名に「【重要】」「【要返信】」など一言加えておくと良いでしょう。 もらったメールを引用する場合も、長すぎないか相手へ伝えたい内容が簡潔に伝わる内容なのかを今一度確認しましょう。引用する場合は、一字一句変えずにコピペして使うようにしましょう。

返信時の注意

最低限の礼儀ではありますが、ビジネスメールで顔文字や「w」「(笑)」や語尾を伸ばしたりすることはやめましょう。社会人としてのマナーを疑われないように注意が必要です。 また、メールでは顔が見えず声も聞けない分、文字だけでのやりとりとなるので、冷たい文面になってしまいがちです。言い回しも少しでも柔らかくなるよう心がけると、相手への伝わり方も優しくなります。冒頭の挨拶、結びの言葉などでメールのイメージも変わってきますので、ぜひ活用しましょう。

メールであなたのマナーが試される!?

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LINEで簡単に用件を伝えることが可能になってきた昨今ですが、友達同士や家族同士の文面とビジネスで使うメールでの文面では、全く異なってきます。顔が見えない分、声が聞こえない分、文章で気持ちを伝えることが大切です。また、メールの文章でその人の人柄も垣間見えることがあります。よく使う言い回しを覚えておけば、ビジネスメールも心配いらないでしょう。

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