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エントリーシートの封筒の正しい選び方と書き方・最適なペン

就活ノウハウ

就活生の半数以上が疑問を持ったことがあるというエントリーシートの封筒です。エントリーシートを書き上げ、いざ送付となると封筒の色は?どう書くの?住所の漢字は?のり付けは?と頭を抱えてしまうことが。ここではエントリーシートの封筒について紹介します。

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エントリーシートの封筒の正しい書き方と見本

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就職活動にもっとも重要なエントリーシートですが、エントリーシートをなんとか完成させ、「よっしゃー」と喜んだのも束の間、「これ、どうやって送ればいいの?」と不安がよぎります。ほとんどの企業ではエントリーシートや履歴書による書類選考があったあとに、面接へと進みます。エントリーシートが企業に届きはじめてエントリーとなるので、エントリーシートの送付は第一歩といえます。 エントリーシートが届けば万事OKと安易に考えて送ってしまうのは軽率、この応募者は基本マナーを知っているな、と採用担当者に思わせるためにも送付のマナーは大切です。 まだ学生といえども、これから社会人となるために、せっかく書き上げたエントリーシート、基本マナーを守って応募企業へと届けたいです。ここではエントリーシートをどう送付するか、どの封筒で?宛名は何で書く?社会人としての常識を知っているなと採用担当者が頷くような基本マナーを紹介しましょう。 厄介と思わず実践することが就職活動の第一歩です。

エントリーシートの封筒 縦書き

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エントリーシートを入れた封筒に宛名などを記入するときは、基本的に縦書きで書きます。 郵便番号書くだけでも注意点がたくさん、また住所や会社名の注意ポイントはよく読んで参考にしてください。

郵便番号

封筒の郵便番号記入枠に郵便番号を明記します。 枠がない封筒を使う場合は、封筒の右上にそのまま郵便番号を明記します。読み取り機械で認識されにくいとされているため「〒」「〠」マークは必要ありません。枠がないからといって封筒に枠囲みを自分で作るのはNGです。こちらも認識されにくいです。 数字は算用数字(アラビア数字)で「123456789」で明記します。 郵便番号は省略せずに正確に記載しましょう。郵便番号が認識されずに必着日に届かないということにならないように気をつけましょう。 【良い例:枠がない場合】 000-1234 【悪い例:枠がない場合】 000-1234 |文字間隔(ピッチ)が狭い 〒000-1234 |〒マークは読み取りにくい 000-1234 |数字の大きさがバラバラ 0|0|0|1|2|3|4|線や枠をつける

住所

番地は「1-2-3」と略さず「一丁目二番三号」と明記します。 住所が長い場合には、ビル名などで改行しましょう。住所にアルファベットが含まれている場合は、アルファベットを縦に書きます。また、住所の間違いがないよう応募企業のHPなどでしっかり確認をしましょう。

会社名

株式会社を(株)と省略するのは略式で失礼にあたるので、「株式会社」と略さず書きましょう。敬称が企業・部署・係などの場合は「御中」と明記します。 例:「◯◯部 御中」「○○グループ 御中」 担当者が個人名の場合は「様」と明記します。あらかじめ封筒が用意されていて「行」と印刷されている場合は、二十線で消して「御中」か「様」で明記しましょう。 企業名、部署名などにアルファベットが含まれている場合は、アルファベットを縦に書きます。会社名は絶対に間違わないよう確認をしましょう。

エントリーシート在中

左端に「エントリーシート在中」と赤で記載します。目立たせる場合には枠で囲む場合もありますが、囲っても囲まなくても、どちらでも構いません。枠で囲む場合は定規を使って真っすぐの線にしましょう。

エントリーシートの封筒 横書き

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通常は縦書きで宛名を書くのが常識ですが、大学指定の封筒など、中には横書きになっているものも存在します。ここではエントリーシートを入れる封筒が横書きの場合の書き方と注意点をあげていきます。

郵便番号

封筒の郵便番号記入枠に郵便番号を明記します。 枠がない封筒を使う場合は、封筒の右上にそのまま郵便番号を明記します。読み取り機械で認識されにくいとされているため「〒」「〠」マークは必要ありません。枠がないからといって封筒に枠囲みを自分で作るのはNGです。こちらも認識されにくいです。 数字は算用数字(アラビア数字)で「123456789」で明記します。 郵便番号は省略せずに正確に記載しましょう。郵便番号が認識されずに必着日に届かないということにならないように気をつけましょう。 【良い例:枠がない場合】 000-1234 【悪い例:枠がない場合】 000-1234 |文字間隔(ピッチ)が狭い 〒000-1234 |〒マークは読み取りにくい 000-1234 |数字の大きさがバラバラ 0|0|0|1|2|3|4|線や枠をつける

住所

番地は「1-2-3」と略さず「一丁目二番三号」と明記します。 住所が長い場合には、ビル名などで改行しましょう。住所にアルファベットが含まれている場合は、アルファベットを書きます。また、住所の間違いがないよう応募企業のHPなどでしっかり確認をしましょう。

会社名

株式会社を(株)と省略するのは略式で失礼にあたるので、「株式会社」と略さず書きましょう。敬称が企業・部署・係などの場合は「御中」と明記します。 例:「◯◯部 御中」「○○グループ 御中」 担当者が個人名の場合は「様」と明記します。あらかじめ封筒が用意されていて「行」と印刷されている場合は、二十線で消して「御中」か「様」で明記しましょう。 企業名、部署名などにアルファベットが含まれている場合は、アルファベットを書きます。会社名は絶対に間違わないよう確認をしましょう。

エントリーシート在中

右下に「エントリーシート在中」と赤で記載します。目立たせる場合には枠で囲む場合もありますが、囲っても囲まなくても、どちらでも構いません。枠で囲む場合は定規を使って真っすぐの線にしましょう。

送付状

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送付状(カバーレター)は書類を送付したことを相手に伝える書類で、添え状ともいいます。 社会人になっても大いに役に立つ書類なので覚えておくことは大事です。就活生の約6割がエントリーシートに送付状(添え状)をつけているというデータがあります。 添え状は付けるというルールがあるわけではありませんが、付けると丁寧な印象になります。 そんなの封筒に入ってるの見ればわかるでしょうと面倒がらずに、ビジネスマナーとして書類を送る際に添え状を付けましょう。 書き方はこちらです。

1、送付年月日を入れる

右上に「20xx年xx月xx日」のように送付した日付を明記します。面接当日に持参する場合は、その面接日の日付を書くようにします。

2、送り先の宛名を入れる

左上に宛名を明記。 ・会社名 ・部署名 ・役職名 ・個人名 の順に書きます。株式会社を(株)と省略するのは略式で失礼にあたるので、「株式会社」と略さず書きましょう。 敬称が企業・部署・係などの場合は「御中」と明記します。 例:「◯◯部 御中」「○○グループ 御中」 担当者の個人名の場合は「様」と明記します。あらかじめ封筒が用意されていて「行」と印刷されている場合は二十線で消して「御中」か「様」で明記しましょう。企業名、部署名などにアルファベットが含まれている場合は、そのままアルファベットを書きます。 会社名は絶対に間違わないよう確認をしましょう。

差出人(自分)の情報を記入

2の次の行の右上に、差出人情報を入れます。 ・郵便番号:〒xxx-xxxx ・住所:番地は「1-2-3」と略さず「一丁目二番三号」と明記します。長い場合には、ビル名などで改行しましょう。 ・大学名、学部名 ・氏名 ・電話番号:090-xxxx-xxxx ・メールアドレス:e-mail ooooo@oooooooo

4、タイトル

中央の位置にタイトルを入れます。 エントリーシートと履歴書を送る際のタイトルは「応募書類の送付について」です。

5、本文を書く

【本文例】 拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。 先日は説明会に参加させていただき、誠にありがとうございました。 つきましては貴社の新卒採用に応募させていただきたく、下記の応募書類を同封致しました。ご多忙の折、誠に恐縮ですがご査収くださいますよう宜しくお願い申し上げます。 本文を書き終えたら「敬具」を右下に明記し、本文を締めくくります。 上記の内容で十分ですが、自己アピールを追記しても構いません。「同封致しました。」の下に、追記しましょう。 【アピール例】 貴社について〇〇(媒体名)にて拝見し、〇〇について大変興味を持ちました。是非貴社の一員となって、貴社の発展に貢献できる人材になりたいと考えております。

6、記

この文書の目的を示すために「記」を中央に書きましょう。 その下に、具体的な書類の内容を明記します。 ・履歴書 ◯通 ・エントリーシート ◯通 必要であれば ・卒業見込証明書 1通 ・健康診断書 1通 と、中央に書きましょう。

7、以上

7、以上 右下に「以上」と明記します。これより下には何も書かれていませんということを示し、締めくくりましょう。 作成したデータは保存しておきましょう。複数作成しなければならない時も、宛名や枚数など、少し変更するだけで済みます。添え状を印刷したら、応募書類と一緒にクリアファイルに入れて郵送しましょう。

封筒の裏

意外と知らない封筒の裏面の書き方です。表だけに気を遣い、裏は名前と住所だけということがないように、しっかりと必要項目を記入しましょう。ここでは封筒に縦書きで書く方法を説明します。

1.封筒の裏面には差出人情報を明記します。 ・郵便番号と住所 ・大学名・学部名・学科名 ・氏名 を書きます。 2.日付を書く 郵送の場合は投函日を左上に記載しましょう。持参の場合は面接日を記入します。 3.封 送付状、エントリーシート、履歴書の最終チェックが済んで、封筒の頭部分にのり付けした後に「封」を書き入れます。「〆」も間違いではありませんが、×に見えてしまう恐れがあります。より丁寧な印象を残すためには「緘」または「封」の字を書いて留めるほうが好ましいといえます。 「緘」や「封」という字は実際、書いてみるとバランスが難しい漢字です。あらかじめ練習をしておきましょう。

手渡し用

履歴書を当日持参して採用担当者に手渡しする場合は、封筒に何を明記するのが適切なのでしょう。また、どのようにして渡すのが良いのでしょうか。 封筒は提出物を折らずに入れられるA4の封筒、色は白にします。

・封筒の書き方

1.封筒に宛名は書かなくても良い エントリーシートを入れた封筒は採用担当者に手渡しすることになるので、宛名を書く必要はありません。しかし、郵送が間に合わないので、直接届ける場合の手渡しの場合は、上記の「縦書き」を参考に、宛名を明記しましょう。 2.エントリーシート在中 封筒左端に「エントリーシート在中」と赤で記載します。 目立たせる場合には枠で囲む場合もありますが、囲っても囲まなくても、どちらでも構いません。囲むさいは定規を使って、真っすぐの線になるように書きましょう。 3.封筒の裏面 封筒の裏面に日付、差出人(自分)の郵便番号と住所、大学名・学部名・学科名、氏名を記載。 その際、住所は略式ではなく正式に書く事をおすすめします。 4.封筒の「のり付け」はしない 採用担当者が内容をその場で確認するケースもあります。担当者の確認作業に手間をかけさせない配慮として、封筒ののり付けは避けるのがマナーです。 5.封筒をクリアファイルに入れる エントリーシートを入れた封筒が折れたり、汚れてしまわないよう、封筒ごとクリアファイルに入れましょう。 一般的には直接面接官に手渡しする場合は「送付状」は必要ありませんが、心配でしたら用意しておくと良いでしょう。

エントリーシートの封筒の選び方のポイント

エントリーシートを入れる封筒はカラー封筒の方が目立つので印象的では?いやいやクラフト封筒が常識でしょう。なんて声も聞こえてきますが、残念ながらどちらも間違いです。 実際、就活生がエントリーシートを入れる封筒で悩んだというケースは少なくありません。ここではエントリーシートの封筒の選び方について説明しましょう。

封筒の色

封筒の色は白い色の封筒をおすすめします。茶封筒は請求書などビジネス用途や事務用ですので、エントリーシートなど応募書類を送付する際は白封筒を用意しましょう。 エントリーシートは個人情報を記載することが多いため、中身が簡単に見えてしまうと危険です。透けないよう内側に加工を施した封筒もありますので必要に応じて活用しましょう。できれば余裕を持ってあらかじめ買っておくと良いでしょう。

封筒のサイズ

封筒は角形2号(角2)がA4サイズのエントリーシートを折らずに入れられるので適しています。サイズは240mm×332mm、定形外、角2サイズの封筒とも呼ばれます。前もって、購入しておくと良いでしょう。 また、A4サイズのクリアファイルも用意しておきましょう。封筒が雨で濡れたような場合に、エントリーシートを保護するためです。模様や色の入ったクリアシートは避けましょう。

エントリーシートの封筒に使う最適のペンは?

エントリーシートの封筒に宛名を書いてみたけど、封筒の大きさと文字の細さが何だかバランスが悪いと感じませんか。ボールペンで書けば良しというわけではないのでしょうか。 ボールペンだと細すぎるし、大人チックに万年筆にしてみたらもっと細いことに、マジックの字は太すぎるし、どんなペンを使えばいいかわからないと悩みます。エントリーシートの封筒に書かれた宛名の字の大小や美しさ、字の太さで判断されることはないようですが、大勢の応募があった場合には、全体を見て判断されます。 エントリーシートを書くときは、ボールペンを使う人が多いでしょう。では、封筒にはどんな筆記用具で書くのが最も適しているのでしょうか。

サインペン

エントリーシートの封筒に書く際のペンは雨にぬれても滲まない油性のペンが基本です。では、油性サインペンはどうでしょう。確かにサインペンは油性で雨にぬれても滲みませんが、太すぎて宛名の漢字がつぶれませんか?サインペンの太さや字の大きさにもよりますが、字がつぶれて野暮ったい印象になるなら適していないという判断になります。 太くないペン先のサインペンですっきりと上品に書けるのであれば、油性サインペンは適しています。サインペンを使用するときは太さに注意が必要です。水性サインペンも存在するので間違わないようにしましょう。

・サインペンの太さは「中・細」0.5~0.7ミリ

サインペンのメーカーによって太さが違うので確認が必要です。

マジック

ビジネス上の宛名はマジックではやや荒々しさを感じさせます。実際に書き込むとわかりますが、デリカシーのない印象で、どんなに字が美しくても上品には映りません。 宅配などでは気になりませんが、正式なエントリーシートを送る場合、企業が宛名となります。失礼にならないよう、丁寧な雰囲気を心がけることが必要です。サインペンも同様ですが、文字がつぶれない程度の太さで、真っ黒にならないようなマジックであれば問題ありません。

筆ペン

エントリーシートの封筒に書く際のペンを筆ペンにしたほうが大人のマナーとして正式なのでは、と考える人もいるでしょうが、筆ペンは最も適さない筆記用具です。水で滲む、太くなって字がつぶれるためです。封筒に筆ペンで宛名を書くのは避けましょう。

ネームペン

ネームペンと一般的に呼ばれるものには、油性ペンの上部に印章が付いたものと、名前書き用の油性インクが入ったペンとふたつあります。どちらも油性なので水で滲まない点では適していますが、細さが問題です。 あまり細いとバランスが悪く、太すぎると下品な印象です。ネームペンは細すぎず太すぎないものであれば適しているといえます。

油性ペン

エントリーシートを入れた封筒の宛名を書くときのペンは水性ではなく必ず「油性ペン」を使用します。封筒に宛名を書く際に使うべきペンは太さも重要ですが、一番重視したいのが油性であることです。 水性ペンは、雨に濡れて消えてしまう危険性があります。せっかくキレイに仕上げたエントリーシートですので、油性ペンを必ず使いましょう。

超極太ボールペン

太さ1.6㎜の超極太ボールペン

エントリーシートを入れる封筒に宛名を書く際にもっともオススメなのが、太さ1.6mmの超極太ボールペンです。油性で雨にぬれても滲みませんし、すっきりと書ける丁度良い太さです。封筒はマジックではなく「1.6mmの超極太ボールペン」を使いましょう。

エントリーシートの封筒の書き方のポイント

上記でエントリーシートの封筒の書き方基本を説明しましたが、まだまだ補足ポイントがあります。いざ、書こうとして「数字は漢字?」「郵便局留の住所は?」など、封筒を目の前にして首をかしげることばかりです。では、そんな疑問が解決されるよう、わかりやすく説明しましょう。

漢数字

封筒の縦書き住所の数字は「一、二、三、四、五、六、七、八、九、十」を用います。 一般的には縦書きで 東京都港区〇〇三丁目二番四号 と書きます。 たとえば222番地の場合、 二二二番地 と縦に書くと間隔を開けないと131に見えてしまいます。 この場合、 二百二十二番地 と書く方が良いのですが、222番地の下に11号という住所がつく場合は長くなってしまします。 郵便局推奨の書き方としては 222 | 11 となっていますが、|は略した書き方とされています。どれが正しいのでしょう。

おすすめの書き方

【例22番地11号】 二 十 二 番 地 十 一 号 または 22 番 地 11 号 と書くのが良いでしょう。

【例222番地11号】 222 番 地 11 号 が良いでしょう。

日付

封筒の裏面、左上に縦書きで日付を書きます。郵送する場合は投函日を書き、持参する場合は面接日を書きます。日付は漢数字で封筒に記入ですので間違わないようにしましょう。

郵便局留め

エントリーシートの郵送先が郵便局留になっている場合があります。この場合は封筒にどう書いたらよいのでしょう。郵便局留と私書箱の場合は届けたい郵便局の郵便番号と都道府県、市町村、郵便局名を記すと届きます。

郵便局留・私書箱の例

・麹町郵便局留 XXX-XXXX(郵便番号) 東京都千代田区麹町郵便局留 (ここまでが住所) 「〇〇〇株式会社 エントリーシート受付係」御中 ・私書箱の場合 XXX-XXXX(郵便番号) 東京都〇〇区XX郵便局 私書箱XX号 (ここまでが住所) 「〇〇〇株式会社 エントリーシート受付係」御中

エントリーシートの正しい封筒への入れ方

エントリーシートを封筒に入れるにもマナーがあります。エントリーシートを雑に封筒に入れてしまうと採用担当者には悪印象を与えてしまうでしょう。

封筒に入れる順と向き

順番

上から順番に ① 送付状(カバーレター・添え状) ② 履歴書 ③ エントリーシート ④ その他の応募書類 全てをクリアファイルに入れてから封筒に入れます。企業から重ねる順序に指定があれば従いましょう。応募書類一式を入れて封をする前に、必ずコピーを取っておきましょう。

入れる向き

封筒にエントリーシート一式を入れる向きは ・「封筒の表」と「書類の表」が同じになる ・「封筒の上下」と「エントリーシート一式の上下」が同じになること このふたつを注意して入れましょう。

エントリーシートの折り方

エントリーシートを送る際は、エントリーシートが折らなくても入る封筒に入れて送るのが最も良いとされています。しかし、場合によってはエントリーシートがA3で、折らなければ封筒に入らない。また、まれにA4用紙を3つ折りにしなければ入らない封筒を、企業側から渡される場合もあります。 エントリーシートを折って封筒に入れなければならない場合はキレイな三つ折りにして入れましょう。

エントリーシート送付前のチェック

□必着と消印の違いに注意 必着は「その日までに届くこと」消印は「その日に郵便局が受け取ること」です。必着の企業に間に合わなそうであれば、速達を使いましょう。消印がギリギリの場合はポストに投函せず、郵便局から送付することをおすすめします。 □エントリーシート、送付文に誤字、脱字はない? 採用担当者の氏名を間違えていませんか。「齋藤」「齊藤」など漢字の誤まりや「斉藤」を「佐藤」のような書き間違えがないようにしましょう。 □送付状および封筒の敬称 「部長」を「課長」などの書き間違えがないか確認をもう一度しましょう。 □自分の名前を エントリーシート、送付状、封筒のすべてに記入していますか? □書類は全部揃っていますか? □クリアファイルに書類を入れる クリアファイルに書類を入れる順番に誤りがないか確認しましょう。 ①送付状②エントリーシートの順です。 □上記が確認できたら、封筒を糊付けして「封」を記入します。 □切手の金額は足りてますか? 安全なのは、郵便局で重さを測ってもらい、必要な分の切手を貼ってもらえば間違いありません。

マナーのある封筒で好印象へ

常識を知っているか知らないかでは大きな差があります。採用する企業も、できれば「常識のある学生や人を採用したい」と考えるのは当然といえるでしょう。そのためには、社会人の練習としてエントリーシートの書類送付のマナーを知り、実践しましょう。 エントリーシートを入れる封筒は募集企業への第一印象でもあります。今回紹介した封筒の書き方、選び方、注意ポイントをしっかり押さえて、 マナーのある送付をこころがけましょう。きっと、よい結果につながります。

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