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忘年会幹事の仕事|準備/当日の進行/報告・幹事に役立つ例文集

ビジネスマナー

忘年会の幹事は毎年必ず必要になりますが、とっても忙しく四苦八苦している方も多いでしょう。そこで、忘年会の幹事がどのような行動をとればいいのか、当日はどうしたらいいのか、あいさつなどの対応はどうしたらいいのかという気になる情報を調べてまとめていきます。

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忘年会幹事の事前準備

忘年会は会社の規模にもよりますが、中規模クラスの企業になった場合は非常に盛大に開かれることが多く、状況次第では3桁を超える人たちが集まることになります。少ない人数なら簡単にさばけますが、3桁を超えるレベルの忘年会の幹事となった場合は要領を得ないと非常に苦戦します。 人によっては、仕事どころではなくなってしまうでしょう。そこで、どのようなことを行う必要があるのかを簡単に列挙していきますので、動き方の参考にしていただけたら幸いです。

日程調整を行う

幹事にとって最初の試練が日程調整です。基本的に忘年会が集中する時期は年末の休日の前の日になります。つまり、金曜日が多いということです。逆に人気が全くない曜日が月曜日となります。月曜日は休み明けから飲むこと自体が不謹慎であるという考え方を持つ人も多いので、幹事の方は意識して避けたほうがいいでしょう。 理想は1カ月以上前に候補日をいくつか用意して、参加予定者に対してメールで連絡し、都合の良い日はどれかを選ばせることです。ただし、社長や部長そして直属の上司のような外せない人もいますので、その人の声は重く判断してください。 また、開催日が決まったのなら「場所は決定次第連絡します」という記載を必ず設けて、決まった日について必ず連絡しましょう。これが遅いと愚痴が四方八方から飛んできます。

店選びはどうするのか

開催日が決まったのならお店を選びましょう。逆に、開催日が決まっていない状態では予約もできないので本格的な忘年会会場選びが幹事さんは出来ないのです。 ここで考えることは、どのような年代の方が来るのか・男女比はどうなっているのか・お酒は何を主体とするのか・会費はいくらにするのかといったところです。これは忘年会を開催する会社によって大きく変わってくる要素ですので、幹事経験者の方々にいろいろと聞きこむといいでしょう。

下見をして予約する

ある程度お店を絞り込んだら、可能な限り幹事さんは下見をしてください。駅から何分くらいかかるというのはネット上で簡単に調べられるので調べられない部分を幹事さんは見つけましょう。 例えば、トイレ周りや玄関周りは清潔になっているのか。店員の応対は不快に感じるものはないのか。隣のテーブルとの距離はどうなっているのか。ある程度騒ぐことが許される雰囲気なのか。タクシーはそばを走っているのかなどいろいろと確認してください。そこで納得するお店なら予約しましょう。 ここまで決まったのなら、ある程度参加者たちが知りたい情報はそろっているので、どこで開催するのかを参加予定者に幹事さんは連絡してください。

ゲームをするのかどうか

忘年会でよく行われるのがビンゴ大会といったゲームですが、これらのゲームにつきものなのが景品です。ゲームなどの余興をする場合には景品が必須となりますが、これらの景品の予算というのも必要になるので、その予算も参加者に募るという方法もあります。 しかし、忘年会が高くなりすぎると不平不満が出ますので、あえて参加者に1000円程度の景品を持ち寄らせるという方法もありでしょう。ゲームを実行するかどうかは、まず前例に倣って幹事経験者に確認をとってください。

二次会の準備も頭に入れておく

現代日本では飲み会について忌避的な考え方を持つ方が圧倒的に増えており、昔と比べて忘年会に対する愛着が薄くなっている人も確実に増えております。そのため、二次会を開いたとしても集まりが悪いということもしばしばあるのです。 そんな現代日本ですので二次会のお店選びは残る人たち人数や雰囲気に合わせて適切な場所を選ぶ必要があります。そのため二次会の場所選びなどは忘年会の準備よりも難易度が高くなりがちで、幹事の方は非常に苦労します。 そのため、忘年会開催場所が決まったのなら、周辺にどのようなお店があるのかも調べておいたほうがいいでしょう。全員の希望を叶えるのは不可能なので、参加者の希望や好みの最大公約数を探して選ぶ技量が必要になります。

案内メールと出欠確認を行う

ここまでしっかりと内容を決めたのなら、案内メールを正式に出してください。先に出欠確認を行いたいという気持ちもあるでしょうが、どのような内容になるのか、日程はどうなるのか、開催時間は何時で会費はいくらなのかで参加するか否かを変える人もいるので、案内メールに出欠確認も添えて送るといいでしょう。 また、この案内メールにはいつまでなら、不参加に変更しても問題ないという旨も絶対に忘れず記入してください。この部分を記載し忘れてトラブルになってしまった幹事さんもかなりいます。忘年会のような参加者が多いものは特に気を付けましょう

最終出席確認と会費の徴収

最終的な出席確認が終わったのなら、忘年会開催日になる前に会費を徴収しておきましょう。この時に高確率で悩まされるのが4000円といっているのにみんな1万円札を出してきてお釣りを用意できなくなるというケースです。 最悪の場合は幹事が自腹で補填したというパターンもありましたので、回収する日を事前に連絡して、その連絡メールに「お釣りがないようにお願いします」という記載をしてください。それでも1万円札を出す人は大量にでてしまいますが、被害は抑えられます。

最終出席確認が終わったら席順なども決める

席の配置などは決めないという幹事さんもいるでしょうが、忘年会を大規模で行う場合は誰がいるのかいないのかをはっきりさせたほうがいいので、席順も決めたほうがやりやすくなります。 特に注意が必要なのは出席者の仲の悪さです。普段付き合ったことが少ないという人たちなら近くに座らせるのも問題ないですが、相性最悪の人たちがいる場合は出来る限り距離を離すようにしてください。

忘年会幹事の当日の役割

それでは忘年会における幹事の当日の役割をおさらいしていきましょう。ただし、大掛かりになればなるほど幹事一人では手に負えないことになるので、スタッフを複数人用意するようにしてください。

挨拶および司会進行

幹事の挨拶を最初に行いますが、これは出来る限り簡潔にしてください。挨拶を聞きに来ているわけではないので、「お忙しいところ忘年会のご出席いただきありがとうございました」という言葉と自己紹介で十分です。 そのあとは当日の一番上役になっている方に「開会のご挨拶をお願いいたします」で開会の挨拶をしてもらいましょう。また、この挨拶とともに乾杯もしてもらってください。その後は忘年会スタートとなりますが15~30分ほど経過したあたりから、盛り上がり具合を確認しつつ余興をスタートさせましょう。

ゲームや余興や盛り上げ

商品付きのゲームで最もシンプルなのがビンゴです。このビンゴに移る際に、体をはれる新入社員や芸達者な社員が余興を行ってくれると一気に盛り上がります。この余興を行う際には必ず事前準備をすることとトップバッターを決めることが大切になりますので、幹事さんは知らせておくようにしてください。

締めの挨拶

閉会の挨拶も開会のあいさつと同様にシンプルなものにしてください。この挨拶は幹事が行うこともあれば、上司に行うときもあります。できる限り話の短い人に依頼するのがベストですが、その部分がまだわからないという方は自ら閉会の挨拶をシンプルに行って、上司には1本締めなどを依頼するとスムーズに進みます。

挨拶をだれに頼めばいいかわからない人へ

忘年会の挨拶はいくつもあり、どのあいさつにだれを割り当てるのかわからないで戸惑う幹事さんは毎年必ず出てしまいます。そのため、具体的にどのように割り当てたらいいのかの実例を記載しますので、参考にしていただきたいです。 まず、忘年会開宴の挨拶は幹事がやります。次の初めの挨拶は一番上の役職の方に頼んでください。乾杯の音頭は別の人に頼むという場合は3番目に役職が高い方に頼むことになりますが、初めの挨拶と乾杯の音頭は一緒になっていることも多いので、そこはお好みになるでしょう。 この乾杯の音頭をあえて元気がある若手や宴会部長と呼ばれている人に頼むのも盛り上げるテクニックとなります。前回忘年会の幹事をやった方にいろいろと確認をしておくことがお勧めです。 そして締めの挨拶を行う場合は2番目に役職が高い方に依頼をしておきましょう。挨拶の後には一本締めなどの音頭をとる必要もありますので、それも併せてお願いしておく必要があります。最後の退席の挨拶は幹事役が行うことになりますので、お店の迷惑にならないように速やかに退席できるように促してください。

会計について

会計は会社によって幹事さんが一番トラブルになる部分です。そのトラブルを避けるためにも事前回収をして支払いも素早く終わらせてしまいましょう。問題は追加オーダーを勝手にしてしまう人が出てしまったケースです。 これは幹事が知らないうちにされてしまうことも多々あるので、だれが追加オーダーをしたのかを確認して必ず徴収するようにしてください。特に危険なのがその追加オーダーをしてしまったということすら忘れてしまうタイプの方です。後で難癖をつけられる可能性がありますので、のちの会計報告の際に報告をしておきましょう。

忘年会幹事の後日の報告

幹事として忘年会をしっかりと終わらせることができたのなら、必ずお礼メールと会計報告を行ってください。特に、忘年会で追加オーダーを払った人がいたり、様々な人たちに協力をしてもらった場合は、報告とお礼もかねて送る必要があります。

お礼メールには余分に支払った方への礼を入れる

幹事はいろいろと大変ですが、参加者の方々もその幹事の方々の苦労をねぎらうように管理職の方や社長などの偉い方々は1万円をポンっと出してくれることもあります。このようにお金を大目に出してくれた人には必ずその旨を含めたお礼メールを参加者全員に出してください。 メールを出すタイミングは出来る限り早めがいいので、金曜日に実行した場合は月曜日の朝一番に出すといいでしょう。ネット上にいくつも例文がありますので、それを多少自分なりにアレンジする程度でも問題ありません。できる限り簡潔な内容にして素早く提出してください。 そのお礼メールにはある意味テンプレートと呼ばれる部分もあります。例文を記載しておきますのでそちらをご覧ください。

会計報告も追記して送ること

幹事が行うお礼メールには必ず会計報告も記載して送るようにしてください。具体的には、会費としていくら集めたのかを記載し、支出としていくらかかったのかを記載しましょう。あとは残金がどれくらいになったのかをきさいすれば問題ありません。 ただし、一人当たり1000円以上の返金額が発生した場合はキャッシュバックをしたほうがいいでしょう。中途半端に残った場合は繰越金として次回の飲み会の費用に割り当てるようにしてください。

忘年会幹事に役立つ例文集

それでは具体的に役に立つ忘年会幹事の例文を紹介いたします。ネット上にはこれらのテンプレートが大量に落ちていますので、これだけでは足りないという忘年会幹事の方はさらなる情報収集をお願いいたします。

案内メール

件名:忘年会のご案内 △/△締切 関係者各位 お疲れ様です。今年の忘年会幹事となりました○○部の××です。今年も残すところあと僅かとなりました。つきましては下記の通りに忘年会を開催いたしますので、ぜひご参加ください。 <会場や会費などの情報及びキャンセルはいつまで可能なのかを記載> 出欠の連絡は返信ボタンを付けましたので△月△日までにそちらからお知らせください。

忘年会開始の幹事の挨拶

皆さん、本日はお忙しいところ忘年会にご出席いただきありがとうございます。これより〇年度忘年会を開催させていただきます。司会は本日幹事を務めさせていただきます○○部の××が務めさせていただきます。どうぞよろしくお願いいたします。 では、初めに開会のご挨拶を△△社長より頂戴したいと思います。△△社長、よろしくお願いいたします。

締めの挨拶

盛り上がっている中、大変恐縮ではございますが今年の忘年会もお開きの時間となりました。最後は1本締めにてこの場を締めさせていただきたいと思います。皆さんどうぞご起立願います。締めの音頭は××さんにお願いいたします。 (音頭終了後)以上で今年の忘年会をお開きとさせていただきますが、二次会も開催いたしますので余力のある方はぜひともご参加ください。本日は忘年会にご参加いただき誠にありがとうございました。お帰りの方は忘れ物にご注意ください。

参加者全員に送るお礼メール

件名:忘年会のお礼 関係者各位 お疲れ様です。今年の忘年会幹事となりました○○部の××です。昨日の忘年会は大勢の方にご参加いただき誠にありがとうございました。何分不慣れなもので至らぬ点が多く、ここでお詫びさせて頂きます。申し訳ありませんでした。 昨日の忘年会では○○部長、△△課長の御厚志を頂きました。今この文面にて改めてご報告させて頂きます。誠にありがとうございました。 以下会計報告です。 <収入⇒支出⇒残額を記載する> 今年の忘年会は参加者の皆様のおかげで、大変有意義かつ楽しい時間を過ごすことができました。誠にありがとうございました。取り急ぎメールにてお礼申し上げます。

しっかり準備して滞りなく進めよう!

忘年会の幹事は非常にやることが多いです。できれば司会進行係や撮影係、受付係や会計係を用意できればいいでしょう。ステージを使った座席への誘導なども必要ならば場内係も用意してください。 一人でこれらの仕事をすべて幹事が行うとなると、負担があまりにも大きくなりますので、案内メールなどの出し方やお店の選び方を学ぶのと併せて、スタッフを決めることも覚えておくといいでしょう。しっかりと運営側の見方を用意できればあらゆる部分でスムーズに進ませることができるようになります。

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